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Pubblicato: Lunedì, 15 Giugno 2020 08:24
Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto le non conformità. In particolare, ti ho descritto perché è importante tenere monitorate le non conformità che si possono verificare in Azienda; riducendo il numero di errori si ottiene di conseguenza una diminuzione dei reclami da parte dei Clienti, il che comporta una loro maggiore soddisfazione e fidelizzazione.
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
https://www.sistemi-iso.it/news/164-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-le-non-conformita%E2%80%99.html
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la valutazione della situazione economica aziendale.
Ogni Azienda deve definire i propri obiettivi da raggiungere. Te ne avevo parlato nel dettaglio in un mio articolo del martedì. Gli obiettivi aziendali sono la traduzione concreta dei risultati che l’Azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività. Uno dei principali obiettivi che un Imprenditore si pone è sicuramente un target di fatturato annuo, o meglio ancora una percentuale di margine di guadagno della propria attività da raggiungere.
Capire le performances aziendali è uno dei compiti fondamentali dell’Imprenditore, e serve per monitorare costantemente lo stato di salute della propria Azienda. Uno tra gli aspetti da rilevare consiste nella valutazione delle performance economiche dell’Azienda. Tenere sotto controllo l’andamento delle entrate e delle uscite di cassa dell’Azienda consente di verificare nel tempo la situazione economica aziendale. Potremmo avere un importante aumento del fatturato, ma allo stesso tempo avere delle criticità nel caso in cui per esempio i miei clienti non pagano o ho stipulato contratti con dilazioni di pagamento troppo sfavorevoli.
Avere un metodo per mantenere un’analisi economica della propria Azienda è utile per comprendere quali processi generano più reddito rispetto agli altri, e per comprendere quali sono i costi di ogni singola attività.
Gli obiettivi del valutare la situazione economica dell’Azienda sono:
- Ottenere trend di fatturato in crescita;
- Conseguire buone marginalità;
- Avere sempre sotto controllo il flusso di cassa;
- Mantenere un buon rapporto di indebitamento, cioè un buon equilibrio tra mezzi propri e mezzi di terzi.
Il trend del fatturato è il primo indicatore di performance che si deve analizzare per capire l’andamento della propria azienda, ed è quello più immediato. Questo indicatore però va valutato assieme ad altri per comprendere se lo stato di salute dell’Azienda è in positivo.
Per questo motivo risulta molto utile valutare anche la marginalità, cioè la percentuale di fatturato che rimane dopo che sono stati sottratti dai ricavi i costi dovuti per esempio a consumi di materia prima, al costo del lavoro e dei servizi, agli affitti, ecc.
Soprattutto in periodi di crisi come questo dovuto alla pandemia di Covid-19, non basta fatturare e avere marginalità, ma avere un buon flusso di cassa è fondamentale per la sopravvivenza dell’Azienda. L’indicatore di riferimento in questo caso deriva dalla somma dei tempi medi di incasso dei crediti e dei tempi medi di giacenza di magazzino delle scorte, a cui andranno sottratti i tempi medi di pagamento dei fornitori. Lunghi tempi di incasso e di giacenza di magazzino e tempi brevi di pagamento dei fornitori stanno ad indicare una diminuzione di liquidità.
Il fabbisogno finanziario dell’Azienda normalmente viene coperto da fonti di finanziamento interne ed esterne. L’indicatore che misura il livello di solidità dell’Azienda è dato dal rapporto tra il capitale di terzi e il capitale proprio. Un indice elevato indica un eccessivo indebitamento.
Questi e molti altri indicatori sono presenti nel bilancio d’esercizio della tua Azienda. Ma questi valori vengono calcolati solamente una volta all’anno, fanno riferimento a un periodo già concluso, e per lo più sono in mano al tuo commercialista. Per avere una stima di come vanno le cose durante tutto l’anno, e avere così la possibilità di migliorare certi aspetti in corso d’opera, è utile tenere sempre sotto controllo i principali costi e ricavi della tua Azienda.
Nella pratica ciò consiste nel creare un piano economico annuale: inizialmente si passano a definire i ricavi previsti dell’anno, per poi passare ad analizzare le risorse da impiegare per ottenere quei ricavi e i margini di contribuzione che voglio ottenere, focalizzando l’attenzione sui flussi di cassa.
Prendi carta e penna: indica quali sono i tuoi costi fissi cioè le spese che non variano al variare della quantità di produzione, come per esempio affitti, stipendi (anche il tuo), pubblicità, manutenzioni, leasing, carburante, commercialista e consulenti, ecc. Indica poi quali sono i tuoi costi variabili cioè le spese che possono variare in relazione alla quantità di produzione, come per esempio imposte, materia prima o i fornitori in generale, provigioni, collaboratori esterni, consumi energetici, manutenzioni dei macchinari ecc. Indica ora qual è la tua politica di pagamento dei tuoi fornitori e quali sono invece le tue politiche di incasso derivanti dalle tue linee di ricavo.
Sommando i tuoi ricavi e sottraendo a questi la somma dei costi variabili otterrai una stima del tuo margine di contribuzione. Se a questo sottrai la somma dei costi fissi, otterrai una stima del risultato operativo della tua Impresa.
Margine di contribuzione = ricavi – costi variabili
Ora calcola il tuo break-even point, cioè il tuo punto di pareggio. L’analisi del tuo punto di pareggio consentirà di capire quali sono i volumi di ricavi che devi ottenere per coprire i tuoi costi fissi e variabili. Ogni vendita oltre il break-even point costituisce un profitto. Per calcolare il punto di pareggio basterà rapportare i costi fissi al margine di contribuzione calcolato per unità di prodotto.
Punto di pareggio = costi fissi / (prezzo di vendita del singolo prodotto – costo variabile unitario)
Questa valutazione preliminare non deve solamente essere riportata in un registro, ma deve essere utilizzata come strumento attivo per capire se le cose stanno andando come pianificato. La valutazione ti consentirà di analizzare periodicamente attraverso i numeri se la strada che stai perseguendo è quella corretta per raggiungere i tuoi obiettivi finali.
Inoltre esiste un altro aspetto dell’analisi economica della tua Azienda da considerare, e si tratta della pianificazione strategica economica. Consiste in una pianificazione a lungo termine (come per esempio 5 anni) che fa riferimento a progetti aziendali di crescita e investimento in innovazione o tecnologie, che portano a un rinnovamento dei processi operativi e dell’organizzazione aziendale. La pianificazione strategica consiste sia nel valutare l’impatto economico dei potenziali benefici derivanti da questi investimenti sia nell’analizzare i relativi costi da sostenere, le condizioni dei possibili finanziamenti da richiedere, la possibilità di incentivi da ricevere.
La valutazione della situazione economica globale dell’Azienda serve quindi per verificare la fattibilità degli obiettivi definiti in termini di risultato economico e per mantenere sempre sotto controllo nel tempo l’equilibrio economico-finanziario aziendale.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
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Buon lavoro!
Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
D.A.I.RIPARTIAMO!
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Pubblicato: Lunedì, 08 Giugno 2020 07:07
Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto l’efficacia delle risorse umane. Il capitale umano è una risorsa importante per ogni Azienda, e la sua gestione efficace è una delle più importanti strategie di medio-lungo periodo, ed è direttamente collegata al miglioramento dell’efficacia dei processi e all’aumento della produttività aziendale.
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
https://www.sistemi-iso.it/news/163-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-efficacia-delle-risorse-umane.html
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè le Non Conformità.
Una non conformità è un mancato soddisfacimento di un requisito (cioè di un’esigenza o aspettativa) o uno scostamento rispetto ai requisiti di riferimento.
Le non conformità possono riferirsi al prodotto, al servizio, al sistema, ad un processo o ad una procedura.
Le non conformità possono essere relative ad aspetti diversi del sistema come ad esempio:
- I reclami dei Clienti;
- I resi;
- I ritardi;
- Le difettosità e gli errori interni;
- Le inefficienze di processo;
- Le problematiche legate alle forniture;
- Gli incidenti;
- Le problematiche ambientali;
- L’aumento dei costi;
- L’incapacità di raggiungere gli obiettivi;
- ecc.
I Clienti si aspettano che il prodotto/servizio erogato rispetti i requisiti di legge o normativi, che sia consegnato nei tempi previsti, secondo gli accordi presi, senza errori o non conformità in generale. Un’Azienda genera valore se i prodotti/servizi che offre soddisfano le aspettative dei Clienti.
I prodotti non conformi ai requisiti specificati devono quindi essere identificati e tenuti sotto controllo per evitare che entrino nel ciclo produttivo e che vengano consegnati erroneamente al cliente. Un servizio non conforme ai requisiti stabiliti invece, deve essere rivisto, modificato e migliorato prima che venga consegnato al cliente. In entrambi i casi, va stabilito cosa fare per gestire l’errore che si è verificato, va preparata tutta la documentazione, i prodotti/servizi non conformi vanno valutati con tutte le funzioni interessate, vanno prese decisioni relativamente a come procedere col prodotto/servizio e va definita la responsabilità di queste decisioni. I prodotti non conformi vanno corretti da personale competente, riverificati e sottoposti ad approvazione.
Le non conformità possono essere:
1) casuali;
2) sistematiche;
3) indipendenti dalla volontà dell’organizzazione.
I prodotti/servizi non conformi vanno trattati in uno dei seguenti modi:
- Adottando azioni atte ad eliminare le non conformità (la rilavorazione, cioè l’azione su un prodotto/servizio non conforme, per renderlo conforme ai requisiti o, nel caso di prodotti, la riparazione, cioè l’azione su un prodotto non conforme per renderlo accettabile per l’utilizzo previsto).
- Autorizzandone l’uso, il rilascio (cioè l’autorizzazione a procedere alla fase successiva di un processo dopo una attenta analisi e verifica). Nel caso di non conformità di prodotti, si può accettare il prodotto con concessione (cioè l’autorizzazione ad utilizzare o rilasciare un prodotto anche se non è conforme ai requisiti specificati da parte di chi ha titolo per farlo o, se applicabile, dal cliente) o la deroga (cioè l’autorizzazione, concessa prima della produzione, a scostarsi dai requisiti di un prodotto specificati in origine). Ricordiamo che una concessione è, di regola, limitata alla consegna di un prodotto con caratteristiche non conformi, entro limiti specificati e per un tempo o un numero concordato di prodotti. Una deroga è, di regola, rilasciata per un numero limitato di prodotti, per un tempo limitato e per uno specifico utilizzo.
- Adottando azioni atte a impedirne l’utilizzo.
- Scartandoli.
Quando un prodotto non conforme viene rilevato dopo la sua consegna o dopo l’inizio del suo utilizzo, occorre adottare appropriate azioni in merito agli effetti derivanti da tali non conformità. Quando un prodotto non conforme è individuato dopo la spedizione, si devono intraprendere azioni per mitigare l’effetto della non conformità.
Quando un prodotto o un servizio non conforme viene corretto, deve essere riverificato per dimostrarne la conformità ai requisiti.
Vanno conservate registrazioni sulla natura delle non conformità e sulle azioni susseguenti intraprese.
La correzione è l’azione per eliminare una non conformità rilevata; l’azione correttiva è l’azione per eliminare la causa di una non conformità rilevata.
Eliminando le cause sistematiche delle non conformità si farà in modo che queste non si ripetano in futuro. Le azioni da compiere sono dei provvedimenti adottati per correggere le condizioni rischiose per la qualità e per il rispetto dei requisiti, e precluderne la ripetizione.
Ogni attività, processo, prodotto o servizio che non soddisfa i requisiti prestabiliti è una non conformità e quindi potenzialmente soggetto ad un’azione correttiva.
Ad ogni non conformità rilevata, si valuterà se intraprendere un’azione correttiva o affrontare le conseguenze della non conformità, considerando costi e benefici delle diverse strade che potremmo intraprendere, e l’analisi dei rischi e opportunità che potrebbero scaturire.
Per ogni Azienda è importante tenere un registro delle non conformità in modo da poter successivamente analizzare in modo strutturato i problemi più frequenti, le cause e i trattamenti normalmente messi in atto. Da queste analisi possono scaturire azioni correttive o di miglioramento mirate e basate su dati consolidati. Riuscire a capire quali sono le cause delle non conformità più comuni e adottando i piani per evitarne il verificarsi, farà in modo di ridurre il numero di errori ottenendo di conseguenza una diminuzione dei reclami da parte dei Clienti, il che comporta una loro maggiore soddisfazione e fidelizzazione.
Nel registro innanzitutto deve essere indicato se la non conformità deriva da un prodotto o da processo procurato da un fornitore, se si tratta di un reso da parte di un cliente, se si è riscontrata una non conformità interna nel processo di produzione, se si tratta di un servizio consegnato in ritardo rispetto ai tempi e alle modalità concordate, ecc.
Deve essere identificato in maniera univoca il prodotto/servizio o il processo interessato da non conformità (per esempio riportando il codice del pezzo difettato). Deve quindi essere riportata una descrizione della non conformità, un riferimento al requisito non soddisfatto, una individuazione delle cause, e una descrizione delle decisioni intraprese. Con il termine decisioni si intende sia il trattamento della non conformità (cioè il trattamento immediato per risolvere la problematica) sia le eventuali azioni correttive intraprese per eliminare le cause delle non conformità e evitare che si ripresenti il problema.
Per analizzare economicamente il peso delle non conformità, nel documento devono essere riportati anche il numero dei pezzi o dei servizi non conformi e il costo della non conformità. Il costo totale è inteso sia come costo del materiale scarto o difettoso, sia come costo delle eventuali lavorazioni extra, che come costo del personale impegnato a risolvere la non conformità.
Tra le azioni correttive da poter mettere in atto per evitare il ripetersi delle non conformità c’è la stesura o l’aggiornamento di procedure e istruzioni in cui vengono spiegati ed elencati tutti i passaggi per il corretto svolgimento delle attività. Risulta utile comunicare ai collaboratori interessati nelle attività i contenuti delle procedure e delle istruzioni, esponendo anche cosa comporta per l’Azienda la mancata osservazione del corretto svolgimento delle attività e quindi l’importanza dell’azione del singolo lavoratore coinvolto. Responsabilizzare i collaboratori e coinvolgerli nelle attività, comporta che ogni persona si sentirà parte integrante dell’Azienda, comprenderà di essere importante per il raggiungimento degli obiettivi e aumenterà quindi il valore aggiunto nelle attività in cui è coinvolto.
Un’altra possibile azione correttiva per evitare il presentarsi delle non conformità è fare formazione specifica per aumentare le competenze delle persone coinvolte nelle attività. La formazione non deve essere vista solamente come un’imposizione normativa, la formazione va anche oltre a quella obbligatoria e costituisce un’attività che porta valore all’Azienda nel tempo, in un processo di crescita continua.
Per un’Impresa è quindi fondamentale governare le non conformità: solo una corretta gestione di tutte le segnalazioni permette di porre in atto le azioni necessarie per evitare il ripetersi dei problemi, con evidente beneficio del clima Aziendale, dei rapporti con i Clienti e i fornitori, ottenendo una riduzione dei costi.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
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Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
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