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Pubblicato: Lunedì, 06 Luglio 2020 08:13
Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la valutazione della situazione economica. In particolare, ti descrivo come avere un metodo per mantenere sempre sotto controllo la tua Azienda dal punto di vista economico ti aiuterà a mantenere il controllo della tua Impresa e a raggiungere gli obiettivi che hai pianificato. .
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
https://www.sistemi-iso.it/news/165-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-valutazione-della-situazione-economica.html
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la pianificazione del tempo.
Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed il tempo ha valore. In una giornata ci saranno sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni.
Il tempo sprecato genera stress e perdita di soldi, eppure continuiamo a sprecarlo con una sua mancata gestione efficace.
La maggior parte dello stress deriva dall’avere troppe cose da fare: si tende a riportarle in agenda tramite un elenco (la cosiddetta to-do-list) e a rimandarle, non pianificando e organizzando il tempo per riuscire portarle a termine nei tempi stabiliti.
LA MATRICE DI EISENHOWER
Un modo per gestire il tempo e le cose da fare è attribuire ad ognuna di esse una priorità.
Questo modello di pianificazione del tempo è noto come Matrice di Eisenhower, generale dell’esercito e presidente degli Stati Uniti d’America negli anni ’50.
Il concetto è ben riassunto nella sua citazione:
“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”
Dwight David “Ike” Eisenhower
Il metodo si basa sulla classificazione delle attività sulla base della loro importanza e della loro urgenza.
Il concetto di “urgente” va accostato a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.
Il concetto di “importante” è più soggettivo, si applica alle attività che porteranno del valore aggiunto nel tempo.
Combinando i due parametri si ottiene la Matrice di Eisenhower. Essa è composta da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che ci danno quattro quadranti che costituiscono la combinazione di opzioni riportata in seguito:
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URGENTE
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NON URGENTE
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IMPORTANTE
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1
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2
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NON IMPORTANTE
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3
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4
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1 = Urgenza. Da Fare immediatamente, azioni non delegabili;
2 = Qualità. Da Fare in un secondo momento, azioni da pianificare;
3 = Inganno. Da Delegare immediatamente, azioni che altri possono compiere;
4 = Spreco. Da non Fare assolutamente, azioni superflue.
Le attività importanti e urgenti (quadrante 1) devono essere compiute subito. Possono essere per esempio progetti in scadenza, consegne con tempi di consegna ristretti o già sforati, telefonate importanti a cliente, ecc.
Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza.
Le attività che rientrano in questo quadrante sono da ridurre il più possibile in quanto ti portano a lavorare sempre sotto pressione, aumentando quindi la possibilità di commettere errori. In questo caso non sei tu che gestisci il tuo tempo, ma sono le attività che lo comandano.
È impegnandosi nelle cose importanti ma non urgenti che si può generare valore (quadrante 2). Le attività ricadenti in questo quadrante possono essere attività mirate al tuo miglioramento personale (come attività sportive, attività in famiglia, controlli medici) e attività di miglioramento lavorativo (come corsi di formazione, determinazione di nuove strategie operative). Sono tutti progetti a medio e lungo termine che servono a migliorare la qualità della tua vita.
Ti devi concentrare il più possibile su queste. Sono attività che sono affrontate senza urgenza e, avendo carattere strategico, portano alla diminuzione delle attività urgenti.
Se infatti avrai pianificato un progetto con largo anticipo e ti sei preparato al meglio (quadrante 2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello stato di urgenza (quadrante 1).
I to-do urgenti ma non importanti sono ingannevoli (quadrante 3). Non essendo importanti possiamo delegarli, la loro urgenza è tutta discutibile e sono spesso derivanti da persone o situazioni esterne.
Si tratta per esempio di mansioni che non ti competono ma che ti sono state affidate da qualcun altro.
Il tempo impiegato nelle attività del quadrante 3 toglie risorse e energie che invece andrebbero impiegati in attività che portano valore aggiunto.
Le attività del quadrante 4 comprendono tutto ciò che è spreco di tempo.
Si tratta di attività banali o superflue, distrazioni, scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.
Molto spesso si ricade in sprecare tempo in queste attività quando siamo a secco di energie e sotto stress. In questi casi è meglio programmare una pausa, o il risultato sarà di rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.
Ne consegue che questo tipo di attività sono da eliminare.
Per sfruttare al meglio lo strumento della matrice di Eisenhower, classifica tutte le attività che hai da fare in maniera oggettiva. Stampa la matrice che trovi in allegato e quindi riporta le attività scrivendole nel quadrante di riferimento.
Ora ti devi dedicare forzatamente alle attività del quadrante 1 fino a che non saranno terminate. Le attività del quadrante 1 hanno la priorità sulle altre.
Nello stesso modo, non devi completare un’attività del secondo quadrante (che per altro dovresti delegare) se non hai finito un’attività del terzo quadrante, dove puoi veramente generare valore.
Pianificando anticipatamente il tuo lavoro utilizzando lo strumento della matrice di Eisenhower, ti consentirà di aumentare la tua produttività, di ridurre lo stress, e di disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti ed alle tue passioni.
METODO 1-3-5
Un altro modo per organizzare le attività da compiere durante la giornata e gestire gli obiettivi da portare a termine, è utilizzare il cosiddetto metodo 1-3-5.
È un approccio semplice e immediato e il metodo consiste nel produrre un elenco di cose da fare ordinate secondo un preciso ordine di priorità.
- 1- Individua l’obiettivo del giorno.
Si tratta dell’attività o compito più importante da portare a termine. Questo compito deve assolutamente essere portato a termine, anche se non si riuscisse a completare altro.
- 3- Definisci 3 attività che sarebbe bene svolgere nella giornata.
Non è l’attività principale definita in precedenza, ma sono altri 3 compiti distinti che hai deciso di portare a termine nel corso della giornata. Finché il compito più importante della giornata non è stato portato a termine, non potrai lavorare su questi 3 obiettivi; consecutivamente non potrai concentrarti su altro finché non li avrai completati.
- 5- Definisci 5 attività che ti piacerebbe svolgere nella giornata.
Si tratta di piccole attività o di compiti con minore priorità rispetto ai precedenti. Non sarà indispensabile portare a termine queste 5 attività nelle 24 ore, potranno essere inserite nella lista del giorno dopo. In ogni caso sono presenti e quindi proverai a svolgerle.
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1- Obiettivo del giorno
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3- Definisci 3 attività
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5- Definisci 5 attività
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La regola fondamentale del Metodo 1-3-5 è che tutte le cose che devi fare le devi scrivere in un’agenda e non tenerle a mente, e che ogni attività ha una prevalenza sulle altre.
Spesso ci si ritrova a fare per prime le cose più facili per il semplice fatto che questo ci consente di rimandare quelle che richiedono un maggior impegno. Inoltre portare a termine le attività più semplici per ritrovarsi con una lista meno lunga di cose da completare, ci obbliga a dedicarci alle attività più complesse con meno energie e tempo a disposizione.
L’elenco dei compiti da portare a termine sarà il punto di riferimento su cui basare l’organizzazione della giornata. Portare a termine l’attività principale ti darà sicuramente molta soddisfazione, e la carica ottenuta ti aiuterà a svolgere più efficacemente gli altri compiti.
Ora non ti resta che provare. Metti in pratica uno dei due metodi che ti ho descritto, impegnandoti a gestire il tuo tempo.
Scrivi sempre la pianificazione. Non è importante se lo fai con carta e penna o in formato digitale utilizzando fogli excel o app dedicate, il punto fondamentale è che sia trascritta e non solamente nella tua testa.
Non scoraggiarti se all’inizio non riesci a portare sempre a termine tutte le attività che ti sei pianificato di fare: l’imprevisto è sempre dietro l’angolo e con la pratica riuscirai a pianificare sempre meglio il tuo tempo.
Spero di averti dato delle indicazioni utili e interessanti. Fammi sapere come va la tua gestione del tempo.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
Per maggiori informazioni scrivi a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. E' necessario abilitare JavaScript per vederlo. oppure chiamaci allo 030-0994172
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Buon lavoro!
Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
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Pubblicato: Lunedì, 29 Giugno 2020 07:25
Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto lo strumento della delega efficace. In particolare, se tu da Imprenditore ricopri più di una funzione nella tua Azienda, significa che non stai delegando in maniera efficace le attività alle altre figure aziendali, e stai sacrificando una parte rilevante del tempo che dovresti invece dedicare alla crescita della tua Impresa.
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
https://www.sistemi-iso.it/news/166-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-la-delega-efficace.html
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè come organizzare riunioni efficaci.
Le riunioni sono dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo che privato. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro può portare valore aggiunto all’azienda.
Le riunioni possono essere convocate per vari motivi, i principali sono:
- - Per dare o ricercare le informazioni;
- - Per risolvere problemi;
- - Per generare idee;
- - Per prendere decisioni;
- - Per definire piani di intervento e di azione;
- - Per avere chiarimenti;
- - Per negoziare;
- - Per creare e rafforzare il team;
- - Per migliorare i rapporti e le relazioni tra le persone;
- - Per fare il punto della situazione.
Ma se non svolte in maniera efficace, le riunioni aziendali risulteranno solamente una gran perdita di tempo e denaro.
La riunione di lavoro può diventare improduttiva quando non si hanno chiari gli obiettivi per i quali viene organizzata e non si è ben focalizzati sui problemi da risolvere. Organizzare una riunione efficacie non è semplice e non può essere certo improvvisata. Ecco le regole per organizzare una riunione di successo:
1. Innanzitutto si deve stabilire un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione e elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione, degli obiettivi da raggiungere e in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare. Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice email con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso.
2. Pianificare la struttura della riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). E’ altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.
3. Invitare formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppa gente rischia di rendere la riunione caotica e poco efficace. Successivamente fornire ai partecipanti tutte le informazioni utili e necessarie, quali:
- Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;
- Data della convocazione;
- Orario di inizio;
- Durata e orario di fine;
- Luogo;
- Argomenti ben definiti (ordine del giorno o agenda).
4. L’incontro deve essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione e illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito vanno illustrati gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.
5. L’incontro deve quindi essere condotto rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi dovrebbero essere i più brevi possibili. Avendo poco tempo a disposizione, le persone tendono a focalizzarsi maggiormente sui temi principali.
Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.
Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse. Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione.
Più il clima è informale e non valutativo più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le obiezioni e le critiche da parte dei partecipanti.
Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. La cosa fondamentale è comunque che chi indice la riunione abbia molto chiaro in mente lo scopo del meeting.
6. Per concludere la riunione, si devono ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Si passa quindi a concordare un piano di azioni.
I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Delegare alcuni dei compiti è un modo molto efficace per migliorare la gestione di una azienda.
7. Realizzare il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuirlo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate dalle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.
8. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da un successivo incontro che permetta di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.
Questo incontro permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.
L’obiettivo di ogni riunione è essere efficienti e performanti, ogni persona partecipante apporta il proprio contributo, ed è importante che ognuno abbia una visione d’insieme ben chiara, che tutti siano allineati e che siano assegnate ad ognuno le sue priorità.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
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Buon lavoro!
Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
