Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la pianificazione del tempo. In particolare, ti descrivo dei metodi per imparare a gestire il tuo tempo pianificandolo e organizzandolo efficacemente, in modo tale da riuscire a completare nei tempi stabiliti le attività che devi portare a termine senza rimandarle e senza subire stress.
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la digitalizzazione dei processi.
L’emergenza Covid-19 ha imposto un processo accelerato di digitalizzazione dei servizi pubblici e delle attività lavorative (l’esempio più calzante è dato dallo smart working), che però è stato dettato dall’urgenza di garantire la continuità delle attività e non è derivato da un processo di cambiamento e rivoluzione digitale.
Secondo l’Indice di digitalizzazione dell’economia e della società (DESI 2019) della Commissione europea, l’Italia risulta in 24° posizione su 28 Stati membri dell’UE, davanti solo a Polonia, Grecia, Romania e Bulgaria. Il punteggio italiano è di circa 10 punti inferiore alla media UE (43,9 vs 52,5).
Per l’Italia serve un un’efficace strategia generale di modernizzazione e digitalizzazione del Paese, a partire dalla digitalizzazione aziendale.
Con il termine digitalizzazione aziendale si intende l’utilizzo delle tecnologie digitali per ottimizzare il business, sostituendo e/o trasformando i processi aziendali.
La digitalizzazione aziendale richiede un cambiamento della visione strategica di tutta l’organizzazione dell’Azienda, ma genera maggior valore per il cliente e migliora i risultati del proprio business.
Spetta all’Imprenditore, affiancato dalla figura di un consulente, valutare quali processi necessitano di modifiche sostanziali, e quali processi hanno un maggior margine di miglioramento.
Per esempio, alcuni processi potrebbero essere automatizzati, sia per ridurre la presenza di personale e preservare la continuità della produzione anche in momenti di restrizioni, sia per ridurre la possibilità di errori.
Per mettere in atto questi cambiamenti però, si deve valutare se l’Azienda possiede già tutte le risorse necessarie, se ha bisogno di rinnovare quelle già presenti oppure se ha bisogno di nuovi investimenti.
Per esempio, si potrebbe riesaminare lo scambio manuale di documenti cartacei tra i collaboratori di una Azienda. Digitalizzando i documenti e dotando ogni collaboratore strategico di un dispositivo connesso alla rete aziendale. Con questo metodo si velocizzano i tempi di scambio dei documenti e si diminuiscono le possibilità di errore.
Rimane fondamentale chiedersi quale valore aggiunto l’Azienda ricava dall’applicazione di questi miglioramenti tecnologici.
Digitalizzare una Azienda significa abbandonare strumenti tradizionali per snellire i flussi di lavoro e automatizzare le attività e le procedure.
Digitalizzare significa anche dematerializzare i luoghi fisici, condividendo dati e informazioni in tempo reale anche da remoto.
La digitalizzazione aziendale porta con sé nuove modalità partecipative e spazi di lavoro aperti, non più limitati a un particolare contesto, alla scrivania o all’ufficio, ma condivisibili a distanza, dalle riunioni in videoconferenza all'assistenza clienti via chat, ecc.
Per esempio, l’uso di procedure standardizzate e di sistemi di stoccaggio automatico consentono al personale che opera all’interno del magazzino di lavorare senza essere esposto a inutili pericoli o infortuni. Con i magazzini verticali, infatti, le merci vengono direttamente collocate in una postazione appositamente dedicata all’interno della quale vengono coordinate tutte le operazioni di stoccaggio e prelievo, in modo da evitare a monte eventuali danni legati alla movimentazione dei prodotti.
Le innovazioni permettono all’Azienda di aumentare i propri profitti, migliorare la soddisfazione dei clienti, migliorare la propria organizzazione, ottimizzare i processi, ridurre gli sprechi e accrescere la redditività.
Per innovare e digitalizzare l’organizzazione del flusso di lavoro e la gestione delle informazioni si deve orientare un’organizzazione a lavorare per processi, implementando modelli organizzativi che consentono a tutti gli attori di condividere informazioni e coordinare le proprie azioni in funzione degli obiettivi comuni.
L’innovazione rende i processi più efficaci ed efficienti. Cioè permette di raggiungere gli obiettivi attesi con il minor utilizzo possibile di risorse, aumentare la produttività, diminuire il rischio di errori umani, gestire grandi quantità di dati e informazioni in sicurezza, ecc.
Ripensare l’organizzazione in termini di processo significa indirizzare la propria organizzazione verso una gestione più snella ed efficiente.
Ogni processo può quindi essere migliorato o innovato.
Come si può rendere un processo efficiente quindi? Attraverso l’eliminazione di operazioni manuali inutili, attraverso la condivisione d’informazioni e flussi di lavoro snelli e standardizzati.
Occorre considerare che migliorare o innovare un processo significa non concentrarsi solo su di esso, ma considerare tutti gli altri processi che entrano in relazione con esso.
Per poter pianificare una corretta strategia di digitalizzazione dell’azienda è utile fare chiarezza sui processi aziendali. Gli step da compiere sono:
· Si parte dal descrivere e pianificare nel dettaglio tutti i processi: definire con chiarezza gli obiettivi attesi e elencare tutte le attività che si devono eseguire per raggiungere il risultato.
· Successivamente si passa con il sincronizzare e coordinare sia tra loro i processi esistenti che gli attori coinvolti in un determinato processo.
· Quindi standardizzare le procedure e uniformare il flusso delle informazioni in maniera da rendere tutti i processi più rapidi e snelli. Adottare sistemi automatici che consentono di ridurre al minimo il rischio di errori.
· Innovare non vuol dire “solo” adottare nuove tecnologie, ma vuol dire modificare il modo con cui le singole persone lavorano e le modalità con cui si relazionano tra loro. Si deve interagire costantemente con tutti i soggetti coinvolti per condividere la nuova mentalità e la cultura aziendale e per consentire a tutti gli attori di condividere informazioni e coordinare le proprie azioni in funzione degli obiettivi comuni.
Noi ti offriamo il supporto e gli strumenti necessari a mappare i tuoi processi, definire gli obiettivi da raggiungere e standardizzare le procedure per poter pianificare una corretta strategia di digitalizzazione dell'Azienda.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
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Buon lavoro!
Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
