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Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.

 

Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.

Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto la valutazione della situazione economica. In particolare, ti descrivo come avere un metodo per mantenere sempre sotto controllo la tua Azienda dal punto di vista economico ti aiuterà a mantenere il controllo della tua Impresa e a raggiungere gli obiettivi che hai pianificato. .

Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:

https://www.sistemi-iso.it/news/165-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-valutazione-della-situazione-economica.html

 

Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la pianificazione del tempo.

Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed il tempo ha valore. In una giornata ci saranno sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni.

Il tempo sprecato genera stress e perdita di soldi, eppure continuiamo a sprecarlo con una sua mancata gestione efficace.

La maggior parte dello stress deriva dall’avere troppe cose da fare: si tende a riportarle in agenda tramite un elenco (la cosiddetta to-do-list) e a rimandarle, non pianificando e organizzando il tempo per riuscire portarle a termine nei tempi stabiliti.

 

LA MATRICE DI EISENHOWER

Un modo per gestire il tempo e le cose da fare è attribuire ad ognuna di esse una priorità.

Questo modello di pianificazione del tempo è noto come Matrice di Eisenhower, generale dell’esercito e presidente degli Stati Uniti d’America negli anni ’50.

Il concetto è ben riassunto nella sua citazione:

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”

Dwight David “Ike” Eisenhower

 

Il metodo si basa sulla classificazione delle attività sulla base della loro importanza e della loro urgenza.

Il concetto di “urgente” va accostato a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

Il concetto di “importante” è più soggettivo, si applica alle attività che porteranno del valore aggiunto nel tempo.

Combinando i due parametri si ottiene la Matrice di Eisenhower. Essa è composta da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che ci danno quattro quadranti che costituiscono la combinazione di opzioni riportata in seguito:

 

1 = Urgenza. Da Fare immediatamente, azioni non delegabili;

2 = Qualità. Da Fare in un secondo momento, azioni da pianificare;

3 = Inganno. Da Delegare immediatamente, azioni che altri possono compiere;

4 = Spreco. Da non Fare assolutamente, azioni superflue.

 

Le attività importanti e urgenti (quadrante 1) devono essere compiute subito. Possono essere per esempio progetti in scadenza, consegne con tempi di consegna ristretti o già sforati, telefonate importanti a cliente, ecc.

Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, trovandoti a lavorare in costante emergenza.

Le attività che rientrano in questo quadrante sono da ridurre il più possibile in quanto ti portano a lavorare sempre sotto pressione, aumentando quindi la possibilità di commettere errori. In questo caso non sei tu che gestisci il tuo tempo, ma sono le attività che lo comandano.

 

È impegnandosi nelle cose importanti ma non urgenti che si può generare valore (quadrante 2). Le attività ricadenti in questo quadrante possono essere attività mirate al tuo miglioramento personale (come attività sportive, attività in famiglia, controlli medici) e attività di miglioramento lavorativo (come corsi di formazione, determinazione di nuove strategie operative). Sono tutti progetti a medio e lungo termine che servono a migliorare la qualità della tua vita.

Ti devi concentrare il più possibile su queste. Sono attività che sono affrontate senza urgenza e, avendo carattere strategico, portano alla diminuzione delle attività urgenti.

Se infatti avrai pianificato un progetto con largo anticipo e ti sei preparato al meglio (quadrante 2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello stato di urgenza (quadrante 1).

 

I to-do urgenti ma non importanti sono ingannevoli (quadrante 3). Non essendo importanti possiamo delegarli, la loro urgenza è tutta discutibile e sono spesso derivanti da persone o situazioni esterne.

Si tratta per esempio di mansioni che non ti competono ma che ti sono state affidate da qualcun altro.

Il tempo impiegato nelle attività del quadrante 3 toglie risorse e energie che invece andrebbero impiegati in attività che portano valore aggiunto.

 

Le attività del quadrante 4 comprendono tutto ciò che è spreco di tempo.

Si tratta di attività banali o superflue, distrazioni, scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.

Molto spesso si ricade in sprecare tempo in queste attività quando siamo a secco di energie e sotto stress. In questi casi è meglio programmare una pausa, o il risultato sarà di rimpiangere di aver sprecato inutilmente il proprio tempo.

Ne consegue che questo tipo di attività sono da eliminare.

 

Per sfruttare al meglio lo strumento della matrice di Eisenhower, classifica tutte le attività che hai da fare in maniera oggettiva. Stampa la matrice che trovi in allegato e quindi riporta le attività scrivendole nel quadrante di riferimento.

Ora ti devi dedicare forzatamente alle attività del quadrante 1 fino a che non saranno terminate. Le attività del quadrante 1 hanno la priorità sulle altre.

Nello stesso modo, non devi completare un’attività del secondo quadrante (che per altro dovresti delegare) se non hai finito un’attività del terzo quadrante, dove puoi veramente generare valore.

Pianificando anticipatamente il tuo lavoro utilizzando lo strumento della matrice di Eisenhower, ti consentirà di aumentare la tua produttività, di ridurre lo stress, e di disporre di più tempo libero da dedicare ai tuoi affetti ed alle tue passioni.

 

METODO 1-3-5

Un altro modo per organizzare le attività da compiere durante la giornata e gestire gli obiettivi da portare a termine, è utilizzare il cosiddetto metodo 1-3-5.

È un approccio semplice e immediato e il metodo consiste nel produrre un elenco di cose da fare ordinate secondo un preciso ordine di priorità.

• 1- Individua l’obiettivo del giorno.

Si tratta dell’attività o compito più importante da portare a termine. Questo compito deve assolutamente essere portato a termine, anche se non si riuscisse a completare altro.

• 3- Definisci 3 attività che sarebbe bene svolgere nella giornata.

Non è l’attività principale definita in precedenza, ma sono altri 3 compiti distinti che hai deciso di portare a termine nel corso della giornata. Finché il compito più importante della giornata non è stato portato a termine, non potrai lavorare su questi 3 obiettivi; consecutivamente non potrai concentrarti su altro finché non li avrai completati.

• 5- Definisci 5 attività che ti piacerebbe svolgere nella giornata.

Si tratta di piccole attività o di compiti con minore priorità rispetto ai precedenti. Non sarà indispensabile portare a termine queste 5 attività nelle 24 ore, potranno essere inserite nella lista del giorno dopo. In ogni caso sono presenti e quindi proverai a svolgerle.

1- Obiettivo del giorno
☐	___________________
3- Definisci 3 attività
☐	___________________
☐	___________________
☐	___________________
5- Definisci 5 attività
☐	___________________
☐	___________________
☐	___________________
☐	___________________
☐	___________________

 

La regola fondamentale del Metodo 1-3-5 è che tutte le cose che devi fare le devi scrivere in un’agenda e non tenerle a mente, e che ogni attività ha una prevalenza sulle altre.

Spesso ci si ritrova a fare per prime le cose più facili per il semplice fatto che questo ci consente di rimandare quelle che richiedono un maggior impegno. Inoltre portare a termine le attività più semplici per ritrovarsi con una lista meno lunga di cose da completare, ci obbliga a dedicarci alle attività più complesse con meno energie e tempo a disposizione.

L’elenco dei compiti da portare a termine sarà il punto di riferimento su cui basare l’organizzazione della giornata. Portare a termine l’attività principale ti darà sicuramente molta soddisfazione, e la carica ottenuta ti aiuterà a svolgere più efficacemente gli altri compiti.

 

Ora non ti resta che provare. Metti in pratica uno dei due metodi che ti ho descritto, impegnandoti a gestire il tuo tempo.

Scrivi sempre la pianificazione. Non è importante se lo fai con carta e penna o in formato digitale utilizzando fogli excel o app dedicate, il punto fondamentale è che sia trascritta e non solamente nella tua testa.

Non scoraggiarti se all’inizio non riesci a portare sempre a termine tutte le attività che ti sei pianificato di fare: l’imprevisto è sempre dietro l’angolo e con la pratica riuscirai a pianificare sempre meglio il tuo tempo.

 

Spero di averti dato delle indicazioni utili e interessanti. Fammi sapere come va la tua gestione del tempo.

 

 

Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.

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Buon lavoro!

 

Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano