Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permette di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi esposto l’analisi delle attività operative. In particolare ti ho descritto come pianificare le attività operative per fare in modo di aumentare l’efficienza dell’Azienda, e di conseguenza i suoi guadagni.
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
https://www.sistemi-iso.it/news/161-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-le-attivita%E2%80%99-operative.html
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la misurazione dell’efficienza aziendale.
I prodotti e i servizi erogati dall’Azienda devono soddisfare alcuni requisiti che possono essere interni (stabiliti dell'Azienda stessa) o esterni (del cliente, cogenti, normativi,ecc.): dovrà quindi essere effettuata una verifica della conformità del risultato finale con i requisiti predefiniti.
In sostanza, una volta definito l’insieme delle attività che compongono il processo, e delle risorse necessarie per farlo funzionare, si deve stabilire come tale processo verrà monitorato e misurato e con quali strumenti.
Inoltre si deve stabilire un metodo di verifica del raggiungimento degli obiettivi aziendali, cioè dei risultati che l'Azienda vuole ottenere in un determinato periodo come conseguenza di tutta la propria attività. Per misurare in quale misura gli obiettivi prefissati operativi e strategici vengono raggiunti si utilizzano gli indicatori chiave di prestazione o KPI (Key Performance Indicator).
Ovviamente, tutte queste informazioni non sono statiche ma possono cambiare e quindi vanno aggiornate in maniera dinamica ogni volta che ce ne sia la necessità.
Le attività di monitoraggio, misurazione e analisi servono a garantire l’efficacia dei piani operativi intrapresi, e il costante soddisfacimento dei requisiti e degli obiettivi prefissati. Si devono quindi individuare le tecniche e le frequenze di controllo più idonee per lo svolgimento di queste attività e si devono conservare delle registrazioni di tali monitoraggi.
Ogni Azienda deve esercitare un controllo sui processi che portano alla produzione di beni e servizi, considerando tutta una serie di fattori. La decisione finale su quale tipologia di controlli applicare sta, naturalmente, alla singola Azienda, anche in base all'identificazione dei rischi e dei requisiti di ogni fase del processo.
I processi vanno misurati, monitorati, analizzati e valutati essenzialmente per tre ragioni:
- - Per determinare la capacità dei nuovi processi di conformarsi ai requisiti;
- - Per monitorare i processi nel tempo e verificare la loro stabilità e la loro continuità nel soddisfare i requisiti;
- - Per migliorarli su base continua.
È facilmente intuibile come i sistemi di misurazione e monitoraggio e i relativi indicatori sono fondamentali per poter contare su una gestione dell’Azienda organizzata capace di diventare uno strumento davvero efficace e in grado di governare i processi.
- Si dovrà quindi decidere cosa sia necessario monitorare e misurare, determinando cosa controllare, quando e in quale momento analizzare e valutare i risultati ottenuti.
- Conseguentemente, si dovranno stabilire le metodologie per il monitoraggio, la misurazione, l'analisi e la valutazione.
- Si deve stabilire quando verranno svolte le attività di monitoraggio e misurazione e la loro frequenza, assicurandosi che vengano effettivamente svolte come pianificato.
- Inoltre si deve stabilire quando verranno analizzati e valutati i risultati raccolti.
- Infine conservare le registrazioni relative a ciò che è stato monitorato, misurato, analizzato e valutato.
Per prodotti e servizi, effettuare un controllo significa:
- Tenere ben presenti tutte le interazioni tra i processi;
- Utilizzare piani per la qualità di prodotti, progetti, servizi e processi per controllare ogni attività;
- Mantenere informazioni documentate per definire le caratteristiche dei prodotti e dei servizi, le attività da svolgere e i risultati da conseguire;
- Identificare e, quando richiesto, tracciare i prodotti;
- Monitorare, misurare e controllare i processi per assicurare che gli output siano in linea con i criteri di accettazione;
- Fornire infrastrutture e ambienti di lavoro adeguati;
- Assicurare che le persone siano competenti e qualificate;
- Svolgere tutte le azioni necessarie a eliminare o almeno a ridurre l'errore umano;
- Assicurare un sistema di controllo e validazione dei processi e, quando necessario, una loro periodica rivalutazione per garantire che i processi i cui output non possano essere verificati, siano in linea con i requisiti;
- Implementare le attività di rilascio del prodotto/servizio, spedizione o erogazione al cliente e post-spedizione;
- Controllare eventuali modifiche (strumenti da utilizzare durante il processo, progettazione, materiali, nuovo personale, ecc.) e le conseguenti azioni intraprese;
Per implementare in maniera efficace i punti in cui concentrare il monitoraggio e le misurazioni, si dovranno:
– Identificare i processi chiave (quelli che servono per esempio per la realizzazione del prodotto o per l'erogazione del servizio, quelli di supporto e quelli necessari al miglioramento della pianificazione);
– Definire gli input e gli output per ognuno dei processi identificati;
– Determinare come misurare e monitorare gli output di ogni processo per assicurarsi che concorrano a soddisfare i requisiti.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
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Buon lavoro!
Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
D.A.I.RIPARTIAMO!
