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Come settimana scorsa, anche oggi voglio parlarti di un aspetto dei Sistemi di Gestione Qualità che viene spesso trascurato. Si tratta di analizzare il contesto in cui opera la tua azienda.

Se hai già certificato la tua azienda secondo la norma ISO 9001 sai già di cosa stiamo parlando. E sono sicuro che appena hai letto il titolo dell’articolo avrai pensato che tu hai già identificato il contesto della tua organizzazione quando appunto hai deciso di certificarla per la prima volta, per cui i tuoi compiti li hai già consegnati e non ti serve approfondire di più la cosa.

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Invece con l’articolo di oggi mi voglio soffermare sul perché è importante identificare il contesto in cui opera la tua azienda e quali vantaggi ti può portare.

Facendo un brevissimo ripasso, mercoledì scorso abbiamo definito il campo di applicazione del Sistema di Gestione della Qualità, cioè i limiti entro i quali il proprio SGQ si deve sviluppare nell’ambito delle attività dell’azienda. In poche parole, è definendo il campo di applicazione che indichi ciò che è coperto dal Sistema di Gestione per la Qualità all’interno della tua organizzazione.

Definire il “Contesto dell’organizzazione” è il passaggio successivo.

Un sistema di gestione della qualità non è solamente un insieme di requisiti o procedure da rispettare per poter ottenere e appendere alla parete il certificato di qualità, ma consiste in una visione strategica d’insieme di un'organizzazione finalizzata a conseguire gli obiettivi strategici precedentemente stabiliti.

Il Sistema di Gestione della Qualità infatti viene influenzato dall'ambiente in cui opera e da eventuali cambiamenti che si verificano in tale ambiente. Questo significa che non dovremmo fissare un obiettivo e procedere per ottenerlo senza pensare a ciò che potrebbe accadere e che potrebbe influenzare ciò che stiamo cercando di fare. Questo concetto viene analizzato definendo il contesto dell’organizzazione.

Attraverso l’analisi del contesto in cui l'organizzazione opera vengono identificati quei fattori interni ed esterni capaci di influenzare la capacità dell’azienda di fornire i risultati previsti; inoltre viene determinato quanto questi fattori incidano sul raggiungimento degli obiettivi strategici e sulla pianificazione dei processi di un’azienda.

Questi fattori variano nel tempo. Per esempio, quello che i clienti apprezzano nel tempo è destinato a cambiare, e di conseguenza anche lo scopo dell'organizzazione dovrà mutare in risposta ai cambiamenti intervenuti nell'ambiente esterno, per mantenere sempre un cliente soddisfatto.

E poiché uno degli obiettivi principali delle aziende è fornire prodotti e servizi che soddisfino nel tempo i requisiti dei clienti, risulta ovvio che analizzare i requisiti dei clienti periodicamente diventa parte integrante di tutta la pianificazione del SGQ.

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La soddisfazione del cliente è solamente uno tra i tanti fattori che influenzano la tua organizzazione. Ciò significa che dovrai definire le influenze di vari elementi e come esse si riflettono sul tuo modello organizzativo. Definendo e raccogliendo tutti i fattori che influiscono sulle capacità dell’azienda di raggiungere i risultati sperati, il Sistema di Gestione sarà in grado di funzionare come un sistema di elementi opportunamente interconnessi per ottenere i risultati che hai stabilito. Questa analisi risulta anche uno strumento utile per individuare rischi e opportunità relativi al contesto del tuo business.

È per tutti questi motivi che è importante analizzare il contesto. Perché da questa analisi deriva tutta la pianificazione strategica dell’azienda. E non è detto che il contesto analizzato un anno fa sia ancora attuale per la tua azienda. Basti pensare a come è stato stravolto il tuo contesto ad aprile dello scorso anno a causa del lockdown dovuto alla pandemia di Covid. Questo è un caso limite che ci auguriamo non riaccada più, ma anche solamente una variazione di un fattore potrebbe comportare delle modifiche alla strategia totale della tua azienda.

Ogni organizzazione è diversa dalle altre, e quindi ogni variazione di fattore esterno impatta in maniera diversa per ogni realtà. È per questo motivo che ogni SGQ dovrebbe essere unico e perfettamente ritagliato sulle esigenze di ogni azienda, ma per costruirlo in maniera corretta è utile seguire un METODO che consenta di non tralasciare nessun aspetto fondamentale affinché i processi funzionino in maniera efficace.

Attraverso l’applicazione di un metodo, si parte dal chiarire scopo e obiettivi dell’azienda, per passare poi a identificare i fattori interni ed esterni che potrebbero influenzarli e infine allo sviluppo di una strategia da tradurre poi in politiche, azioni, misurazioni, ecc. Questo significa che per progettare un Sistema Qualità Efficace è necessario avere una visione ampia e comprendere a fondo il contesto dell’organizzazione.

 

IL CONTESTO INTERNO

Entrando nello specifico, il contesto interno di un’organizzazione è l’ambiente in cui essa mira a raggiungere i suoi obiettivi.

Il contesto interno può includere l’insieme dei principi e delle regole che riguardano la gestione dell’azienda, i rapporti contrattuali con i clienti e le parti interessate.

In particolare, gli aspetti di cui è necessario tenere conto sono quelli inerenti:

• - la cultura, i valori o i principi all’interno dell’organizzazione;
• - la componente strutturale che consiste nell’organigramma ovvero nella composizione gerarchica, nella distribuzione del personale e dei profili professionali presenti all’interno dell’azienda;
• - la componente tecnologica che riguarda invece gli strumenti utilizzati e il loro grado di modernizzazione;
• - la complessità dei processi e la struttura organizzativa, cioè come i processi interagiscono tra di loro.

 

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IL CONTESTO ESTERNO

Per determinare il contesto esterno invece, si devono prendere in considerazione i problemi derivanti dall’ambiente sociale, tecnologico, ecologico, etico, politico, giuridico ed economico.

Alcuni esempi di contesto esterno possono essere:

• - Norme statali e modifiche alla legislazione vigente;
• - Variazioni economiche nel mercato dell’Organizzazione;
• - Concorrenza;
• - Cambiamenti tecnologici.

Il passaggio successivo risulta quello di identificare tutte le parti interessate. Significa cioè entrare nel dettaglio e individuare quali sono le figure che influenzano la capacità dell’azienda di fornire prodotti e servizi che soddisfino costantemente i requisiti prestabiliti.

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Identificare e soddisfare i loro bisogni è importante per implementare un Sistema di Gestione aziendale efficiente ed efficace. Il loro feedback può davvero aiutare a determinare cosa e come può essere migliorato nell’azienda. Ma di questo ne parleremo mercoledì prossimo.

Se nella tua azienda non hai ancora un sistema di gestione delle attività, definire in ogni caso il contesto in cui opera la tua azienda ti servirà per prendere in considerazione la totalità dei fattori che incidono sul raggiungimento degli obiettivi che ti sei prefissato.

Se invece hai già un sistema di gestione nella tua azienda prova a rispolverare l’analisi del contesto che possiedi: è ancora attuale? È in linea con i nuovi obiettivi che hai pianificato di raggiungere? Ci sono parti che desideri modificare o altre che sono mutate?

 

Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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