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Nel mio lavoro mi occupo principalmente di Sistemi di Gestione Qualità SGQ e oggi voglio parlarti di un aspetto che spesso viene sottovalutato e incompreso da molti, soprattutto da chi decide per la prima volta di certificare la propria azienda secondo la ISO 9001.
Sto parlando del campo di applicazione del Sistema di Gestione.
Se la tua azienda è già certificata starai pensando che questo articolo non fa per te, ma sei sicuro di aver compreso a fondo il significato di campo di applicazione e di averlo definito nella maniera corretta per la tua azienda? Questo aspetto è fondamentale perché è il punto di partenza di tutto il tuo sistema di gestione.
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Facendo una rapida panoramica, il Sistema di Gestione per la Qualità è una raccolta di politiche, processi, procedure, istruzioni, moduli e registrazioni dell’azienda. Questo insieme di strumenti definisce i principi interni che descrivono il modo in cui l’azienda crea e fornisce i propri prodotti o i propri servizi ai clienti.
La ISO 9001 è la norma internazionale per i Sistemi di Gestione per la Qualità (SGQ) ed è quindi riconosciuta come l’insieme dei requisiti base per progettare, implementare, gestire e mantenere nel tempo un Sistema di Gestione della Qualità per qualsiasi azienda.
Lo scopo dell’avere un SGQ è quello di creare un sistema che assicuri il miglioramento in azienda e la soddisfazione dei clienti, fidelizzandoli nel tempo progettando e fornendo loro prodotti e servizi che ne soddisfino i bisogni.
Infatti i clienti sapranno che l’azienda a cui si rivolgono ha implementato un sistema di gestione che è stato fatto valutare da un organismo di certificazione, e che segue i principi della qualità della ISO 9001.
Uno dei primi e più importanti requisiti richiesti dalla norma UNI EN ISO 9001:2015 è quello di definire correttamente il campo di applicazione del proprio sistema di gestione della qualità. Il campo di applicazione definisce i limiti entro i quali il proprio SGQ si deve sviluppare nell’ambito delle attività dell’azienda. Naturalmente questo è funzione delle attività e dei prodotti e/o servizi forniti dall’azienda. Ed è del tutto logico che si debba partire proprio da qui perché definire il campo di applicazione del proprio SGQ è fondamentale per sapere quali requisiti della norma la ISO 9001 applicare e quali, eventualmente, escludere fornendo una chiara giustificazione.
In poche parole, è definendo il campo di applicazione che indichi ciò che è coperto dal Sistema di Gestione per la Qualità all’interno della tua organizzazione.
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COME SI STABILISCE IL CAMPO DI APPLICAZIONE?
Riportando il testo della norma, nel paragrafo 4.3 si legge:
“l’organizzazione deve determinare i confini e l’applicabilità del sistema di gestione per la qualità per stabilirne il campo di applicazione.”
“Nel determinare il campo di applicazione, l’organizzazione deve considerare:
a) i fattori esterni ed interni di cui al punto 4.1;
b) i requisiti delle parti interessate rilevanti di cui al punto 4.2;
c) i prodotti e i servizi dell’organizzazione.”
In linea generale, il campo di applicazione di un SGQ comprende l’intera organizzazione. Quindi, il campo di applicazione corrisponde con la descrizione completa di ciò che un’organizzazione fa. Attenzione però a non dare per scontato che tutta l’organizzazione rientri all’interno del SGQ senza aver fatto prima un’attenta analisi.
Esistono infatti dei casi particolari: per esempio ci sono organizzazioni che possiedono diverse linee di produzione distinte e si può decidere di fare rientrare nel campo di applicazione ISO 9001 soltanto una delle linee.
Quindi, il campo di applicazione della tua organizzazione deve essere determinato in base ai prodotti e servizi realizzati dall’organizzazione ma anche in base ai processi ed alle aree di lavorazione presenti.
Il metodo più logico per determinare il tuo campo di applicazione quindi è quello di partire dal tipo di prodotto o servizio che realizza la tua azienda. Partendo dal prodotto o servizio finale, è possibile includere nel SGQ l’intera organizzazione oppure parte di essa. Infatti, nel determinare i confini del SGQ si può decidere anche di far rientrare soltanto una o più funzioni, o una o più aree aziendali, il cui scopo finale è quello di creare il prodotto o il servizio secondo specificati requisiti di qualità.
Analizzando le funzioni o le aree che hai deciso di far rientrare nel SGQ, potrebbe capitare che non tutti i requisiti della norma ISO 9001 siano applicabili. In questo caso si deve giustificare l’esclusione di tali punti e garantire comunque la conformità del prodotto o servizio erogato.
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COME SI SCRIVE IL CAMPO DI APPLICAZIONE?
Arrivati a questo punto ormai avrai capito chiaramente che cos’è il campo di applicazione. Ora devi applicare la teoria appena letta al tuo caso reale.
Il campo di applicazione che scrivi non ha limiti di lunghezza ma deve contenere informazioni sufficientemente chiare per determinare ciò che è compreso o meno nel SGQ. Attenzione però a non perdersi in informazioni troppo dettagliate e dispersive. Deve essere un testo semplice e comprensibile, che aiuta a focalizzare i punti forti ed i punti deboli del tuo SGQ.
Come prima cosa per definire il tuo campo di applicazione devi identificare le sedi fisiche dell’SGQ. Successivamente devi descrivere e identificare chiaramente ciò che la tua azienda offre ai propri clienti, cioè i prodotti e i servizi che vengono realizzati nell’ambito dei processi dell’SGQ. Per fare queste considerazioni, devi aver già analizzato quali sono le tematiche interne ed esterne che possono, in qualche modo, influenzare il lavoro della tua organizzazione e quali sono i requisiti delle parti interessate.
Infine devi stabilire se il tuo SGQ include l'intera organizzazione oppure solamente alcune funzioni o aree specifiche e ben identificate (linee produttive, siti, dipartimenti, aree, processi, prodotti, servizi, ecc.). Se decidi di non far rientrare alcune attività, devi identificarle chiaramente ed indicare quali sono.
Ora prova a metterti nei panni di un tuo potenziale cliente; leggendo la tua descrizione deve riuscire a capire chiaramente:
- ciò che la tua azienda offre;
- quali parti della tua organizzazione sono certificate;
- quali linee di prodotto o processi sono coperti dal SGQ;
- quali requisiti dello standard di riferimento sono stati eventualmente esclusi.
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Ti faccio ora alcuni esempi utili per comprendere a fondo i concetti che ti ho descritto..
“Azienda del settore informatico, con sede a Roma, che effettua progettazione e sviluppo software ad aziende nel settore automobilistico e nell’industria pesante, ed eroga servizi di assistenza e manutenzione software. L’azienda ha progettato e implementato un Sistema di Gestione per la Qualità in ottemperanza a tutti i requisiti contenuti nella norma ISO 9001:2015 per dimostrare la capacità di fornire prodotti e servizi conformi alle aspettative e ai requisiti dei clienti per migliorarne la soddisfazione.”
“L’azienda fondata nel 1958 con stabilimento produttivo in Italia, a Milano, produce componenti a lavorazione meccanica per i settori aerospaziale e automobilistico in ambito europeo, ed è leader del settore. Il nostro Sistema Qualità è stato sviluppato per soddisfare i requisiti della ISO 9001:2015 e della norma AS/EN 9100. I requisiti contenuti nella ISO 9001:2015 vengono applicati a tutti i clienti, mentre quelli della norma AS/EN 9100 vengono applicati solamente a quei clienti del settore aerospaziale che richiedano in maniera specifica una conformità a questa seconda norma.”
Se sei arrivato fino a qui avrai sicuramente capito come scrivere il tuo campo di applicazione e sono sicuro che mentre leggevi le mie parole nella tua testa hai già abbozzato una descrizione della tua azienda.
Se nella tua azienda non hai ancora un sistema di gestione delle attività ma ti interesserebbe implementarne uno, scrivere il tuo campo di applicazione ti servirà per mettere le solide basi a tutto il tuo metodo di gestione che col tempo affinerai passo dopo passo.
Se invece la tua azienda è già certificata, prova a riprendere in mano quello che avevi già scritto. Valuta se lo ritieni in linea con quello che scriveresti oggi o se ci sono parti che desideri modificare o specificare meglio.
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Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e intanto ti auguro buon lavoro.
Alessandro
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