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Negli ultimi articoli ti ho mostrato come pianificare al meglio le tue giornate per riuscire a trarre quanto più valore dalle attività strategiche che pianifichi, aumentando così la tua produttività. Ti ho anche mostrato che per riuscire a dedicarti alle attività realmente di valore devi delegare le altre attività ai giusti collaboratori. Se non deleghi in maniera efficace queste attività, significa che continui a dedicarti a troppe cose, sacrificando una parte rilevante del tempo che dovresti invece dedicare alla crescita della tua impresa.
Per mantenere attive le deleghe, per motivare al meglio i tuoi collaboratori, per risolvere eventuali problemi, per generare idee, per prendere decisioni o semplicemente per avere sempre sotto occhio il punto della situazione della tua azienda devi organizzare delle riunioni periodiche con i tuoi collaboratori.
Sono sicuro che appena hai letto il termine “riunioni” hai pensato che siano solo una perdita di tempo. In parte hai ragione.
Questo è vero quando le riunioni sono improvvisate, senza uno scopo specifico e ben definito e mal organizzate. Di conseguenza tutti i partecipanti alla riunione anziché essere concentrati staranno pensando a tutti gli altri impegni a cui dovranno dedicarsi non appena verranno liberati dalla sala.
Le riunioni efficaci sono invece dei veri e propri strumenti di gestione sia in ambito lavorativo che privato. Partecipare ad una riunione e condividere le informazioni con i membri dell’incontro può portare valore aggiunto a te in quanto imprenditore e a tutta l’azienda.
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Organizzare una riunione efficacie non è semplice e non può essere certo improvvisata. C’è bisogno di seguire un METODO per la sua progettazione e per farlo bisogna avere chiaro in mente gli aspetti che trasformano una riunione da inutile a efficace.
Per questo motivo ho deciso di rinfrescarti le idee e fornirti in pochi punti gli aspetti indispensabili per poter organizzare riunioni veramente efficaci, motivanti e di successo.
1. Innanzitutto si deve stabilire un ordine del giorno, definendo con precisione l’obiettivo della riunione e elencando gli argomenti che verranno trattati. L’ordine del giorno deve risultare chiaro e deve essere fatto circolare fra i partecipanti in modo che tutti siano a conoscenza dello scopo della riunione e degli obiettivi da raggiungere; in questo modo tutti saranno preparati sui temi da affrontare.
Nel caso l’ordine del giorno si riduca a brevi aggiornamenti da dare al team su temi già affrontati, meglio evitare di convocare la riunione: una semplice e-mail con tutti gli update è il modo più corretto di agire in questo caso. La riunione efficace deve sempre catturare l’interesse di chi partecipa.
2. Pianificare la struttura della riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Molta importanza va data alla corretta determinazione della durata della riunione: questo da un lato esprime rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno). È altresì importante che il luogo scelto sia adatto al tipo di riunione che si vuole fare.
3. Invitare formalmente i partecipanti. È importante cercare di limitare il numero dei partecipanti, individuando solo coloro che possano dare un contributo significativo alla riunione; troppa gente rischia di rendere la riunione caotica e poco efficace.
Successivamente fornire ai partecipanti tutte le informazioni utili e necessarie, quali:
- Ragioni, scopo e obiettivi della riunione;
- Data della convocazione;
- Orario di inizio;
- Durata e orario di fine;
- Luogo;
- Argomenti ben definiti (ordine del giorno o agenda).
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4. Struttura la riunione in modo organizzato.Devi pianificare la riunione suddividendola in sezioni. Per facilitarti durante la riunione, fai una scaletta degli interventi di ogni sezione. La prima parte deve chiarire lo scopo e gli obiettivi dell’incontro; successivamente vanno affrontati nello specifico i temi dell’ordine del giorno anche con dati tecnici. La parte finale della riunione è la parte emotiva in cui entri in gioco tu motivando e coinvolgendo tutti i partecipanti alla riunione.
5. L’incontro deve quindi essere introdotto riassumendo il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione e illustrando lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In seguito vanno illustrati gli argomenti dell’ordine del giorno e la loro distribuzione nel tempo.
6. L’incontro deve essere condotto rispettando le tempistiche prestabilite per ciascun argomento trattato. I tempi dovrebbero essere i più brevi possibili. Avendo poco tempo a disposizione, le persone tendono a focalizzarsi maggiormente sui temi principali.
Sono da evitare il più possibile le interruzioni della riunione con telefonate, visite esterne, ecc. L’ideale sarebbe spegnere ogni device tecnologico: aiuterà a restare più concentrati, eliminando fonti di distrazione esterne.
Risulta molto utile fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse. Molto importante è che tutti i partecipanti dicano la loro, sollecitando anche chi non ha espresso la propria opinione.
Più il clima è informale e non valutativo più è facile ottenere la partecipazione attiva delle persone. Tutte le opinioni devono essere tollerate, così come devono essere accolte le opposizioni e le critiche da parte dei partecipanti.
Deve essere mantenuto sempre il controllo della riunione, evitando argomenti non pertinenti, divagazioni, discussioni animate o discussioni inutili e limitando le domande che non conducono a conclusioni soddisfacenti. La cosa fondamentale è comunque che chi indice la riunione abbia sempre molto chiaro in mente lo scopo del meeting, per evitare divagazioni.
7. Per concludere la riunione, si devono ricapitolare in modo sintetico le principali tematiche emerse, facendo un riassunto dei principali argomenti trattati e delle conclusioni accordate, dei tempi e dei modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi. Si passa quindi a concordare un piano di azioni.
I partecipanti devono uscire dalla riunione avendo una chiara lista di azioni e attività da compiere con indicato chi sarà il responsabile incaricato e le tempistiche entro quando verranno ultimate le attività. Come avrai già letto negli altri miei contenuti, delegare alcuni dei compiti è un modo molto efficace per migliorare la gestione di un’azienda.
In questa parte finale della riunione è fondamentale il tuo ruolo di leader. Devi motivare e caricare i partecipanti in modo che escano dalla riunione con la voglia di dare il massimo per portare a termine i compiti a loro assegnati.
8. Realizzare il verbale dell’incontro con i dettagli e le decisioni prese, le conclusioni e il piano di azioni, quindi distribuirlo a tutti i partecipanti e alle altre persone che potrebbero essere interessate dalle decisioni e alle conclusioni della riunione. Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro. Questo punto lo puoi facilmente delegare a un tuo collaboratore.
9. Ogni riunione che prevede un piano di azioni deve essere seguita da un successivo incontro che permetta di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro e di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.
Questo incontro permette di capire l’efficacia del piano di azioni definito e di verificarne la sua attuazione da parte dei partecipanti.
Come avrai capito, la parte più importante di ogni riunione è la tua capacità di motivare i tuoi collaboratori, coinvolgendoli e spronandoli nel raggiungimento degli obiettivi.
Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere. Quando gli obiettivi dell’azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabile di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato.
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Probabilmente avrai appena organizzato una riunione. Prova a investire una parte del tuo tempo per analizzarla e capire se hai seguito i punti principali che ti ho appena elencato. Solo così potrai capire se le riunioni che hai tenuto fino ad ora hanno portato realmente a dei risultati tangibili. Vedrai che col tempo ti risulterà automatico organizzare riunioni veramente efficaci e di valore che seguono con l’applicazione dei punti appena.
Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e ti auguro buon lavoro.
Alessandro
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