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Oggi ti voglio parlare di una delle attività a cui un Imprenditore dovrebbe dedicarsi per ottenere grandi risultati, cioè alla pianificazione delle proprie giornate.
Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed ha un grandissimo valore.
Molte persone ritengono che sia la risorsa più preziosa ed io sono una di loro ed è per questo che ti voglio dare un metodo fondamentale per moltiplicare questa risorsa.
Sicuramente, in una giornata ci sono sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni, dal nostro livello sociale, dalle nostre competenze e dalla nostra ricchezza.
È per questo motivo che ritengo il tempo una grandezza democratica, ma ciò non toglie che NON debba essere sprecato o utilizzato in maniera impropria.
Infatti, è altrettanto vero che le persone di successo sanno pianificare le proprie giornate e le proprie settimane dedicando il loro tempo ad attività di valore.
Attività sia legate alla sfera professionale e ai loro affari, sia inerenti la loro sfera personale.
Chiaramente per riuscire a pianificare in questo modo è necessario un metodo e degli strumenti efficaci che oggi ti voglio mostrare.
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Il tempo sprecato genera ansia e perdita di denaro, eppure la maggior parte degli imprenditori continua a sprecarlo o a lasciarlo scorrere senza riempirlo di valore.
Il grande stress dei giorni nostri deriva appunto dall’avere troppe cose da fare, per questo si tende a riportarle in agenda costruendo un elenco (la cosiddetta to-do-list) da spuntare non appena se completa una attività.
Se questa è una metodologia che poteva funzionare alcune decine di anni fa, quando la mentalità del contadino era ancora valida e produceva risultati (più semino e più raccolgo) ora è necessario utilizzare un nuovo paradigma.
Oggi non puoi più permetterti di pianificare le tue giornate programmando una serie di attività senza valutarne il valore sia intrinseco sia temporale.
Oggi è necessario che prima di pianificare valuti attentamente cosa devi fare, con quale priorità, cosa delegare e quali sono le attività che devi lasciare andare.
In altre parole, per riempire le tue giornate di valore, la prima cosa che dovrai fare sarà applicare un metodo per la gestione efficace del tempo.
Lo strumento che oggi ti voglio mostrare non l’ho inventato io, ma da quando l’ho inserito nel METODO ACTIVE ed ho iniziato a gestire le mie giornate con questo strumento la mia produttività è schizzata.
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se sei interessato a conoscere il METODO ACTIVE in maniera più approfondita ti invito a visitare la pagina dedicata sul mio sito CLICCA QUI https://www.sistemi-iso.it/images/METODOACTIVE/Presentazione_Metodo_Active_2020_rev.0.pdf |
Questo strumento si chiama MATRICE DEL TEMPO o meglio conosciuta come MATRICE DI EISENHOWER.
LA MATRICE DI EISENHOWER.
Eisenhower fu Presidente della Columbia University, divenne Generale di corpo d’armata dell’esercito americano durante la Seconda guerra mondiale e fu eletto Presidente degli Stati Uniti d’America negli anni ’50.
Sicuramente non era uno sprovveduto ma dimostrò nella sua lunga carriera d’avere delle competenze fuori dal comune.
Il concetto della matrice da lui creata è ben riassunto nella sua citazione:
“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”
Dwight David “Ike” Eisenhower
In altre parole, il modo migliore per gestire il tempo e selezionare in una logica produttiva le cose da fare è attribuire ad ognuna di esse una PRIORITÀ.
Infatti, il metodo che sta alla base della MATRICE DEL TEMPO è quello di classificare le attività secondo 2 criteri: la loro importanza e la loro urgenza.
Ti dico subito che il concetto di “urgente” va accostato a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a breve scadenza.
Mentre il concetto di “importante” è più soggettivo, si applica alle attività che porteranno grande valore aggiunto, magari non immediatamente ma sicuramente nel breve e medio periodo.
Combinando i due parametri si ottiene la Matrice di Eisenhower. Essa è composta da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che creano quattro quadranti che costituiscono la combinazione delle due opzioni.
Ricordati che il concetto di URGENTE è OGGETTIVO, e quello di IMPORTANTE è SOGGETTIVO, pertanto è indispensabile che tu sappia dove vuoi portare la tua nave.
Come vedi la matrice è suddivisa in 4 quadranti ed in ognuno di essi tu dovrai inserire le attività da svolgere in funzione dell’importanza che gli hai assegnato e dell’urgenza che richiede.
Dove i quadranti hanno i seguenti significati:
Q1 = SITUAZIONE DI CRISI. Attività da fare immediatamente, azioni non delegabili;
Q2 = SITUAZIONE DI OPPORTUNITA’. Attività da pianificare, ma di grande rilevanza per il tuo futuro;
Q3 =SITUAZIONE DI INGANNO. Attività da Delegare immediatamente, azioni che altri possono compiere;
Q4 =SITUAZIONE DI SPRECO. Attività da non fare assolutamente, o da ridurre al minimo.
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Le attività che inserirai nel Q1 sono importanti e urgenti e pertanto devono essere compiute il prima possibile.
Potrebbero essere per esempio progetti in scadenza, consegne con tempi di consegna ristretti o già sforati, telefonate importanti a cliente, ecc.
Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, in quanto sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione, costringendoti poi a lavorare in costante emergenza.
Inoltre, ti portano a lavorare sempre sotto pressione, aumentando quindi la possibilità di commettere errori.
In questo caso non sei tu che gestisci il tuo tempo, ma sono le attività che lo comandano.
Le attività che inserirai nel Q2 sono quelle importanti ma non urgenti e che ti generano grande valore. Sta a te individuarle e pianificarle.
Le attività ricadenti nel Q2 possono essere attività rivolte al tuo miglioramento personale (come attività sportive, attività in famiglia, controlli medici) e ad attività di miglioramento professionale (come corsi di formazione, determinazione di nuove strategie, relazioni commerciali, di marketing o operative).
In questo quadrante dovrai inserire le attività legate a tutti quei progetti a medio e lungo termine che servono a migliorare la qualità della tua vita o a rendere la tua azienda più performate e sulla rampa di lancio per crescere.
Quello su cui ti devi concentrare il più possibile sono proprio le attività da inserire nel Q2, non urgenti ma importanti.
Mediamente una persona di successo dedica almeno il 25% al 30% del suo tempo al quadrante Q2, e questo suo impegno gli garantisce grandi soddisfazioni.
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Sono attività che essendo di carattere strategico devono essere affrontate senza urgenza ma pianificate per tempo ed una volta inserite in agenda, se avrai abbastanza disciplina di mantenere gli impegni presi con te stesso, otterrai grandi soddisfazioni.
aziendale che personali.
Con questo non voglio dire che dovrai trascurare le urgenze, ma sarai in grado di valutare la vera emergenza in cui tu dovrai intervenire, dalla finta emergenza che i tuoi collaboratori sbolognano a te magari solo per pigrizia o per mancanza di iniziativa.
Inoltre, se hai pianificato un progetto con largo anticipo e ti sei preparato al meglio (attività importante del Q2), quando arriverà il giorno della consegna non ti troverai nello situazione di urgenza (Q1).
Invece per quanto riguarda il Q3 quitrovii to-do urgenti ma non importanti e quindi sono ingannevoli. Non essendo importanti puoi delegarli perché la loro urgenza è discutibile e spesso provengono da persone o situazioni esterne che ti vogliono coinvolgere ma senza un valido motivo.
Si tratta per esempio di mansioni che non ti competono ma che ti sono state affidate o richieste da qualcun altro.
Il tempo impiegato nelle attività del Q3 ti toglie risorse ed energie che invece andrebbero impiegate in attività più importanti o quantomeno più prioritarie.
Infine le attività del Q4 comprendono tutto ciò che è spreco di tempo.
Si tratta di attività banali o superflue, distrazioni, scuse per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente ma che richiede molto impegno.
A volte, quando sei stanco, stressato, privo di energia o solamente demotivato ti rifugi in quelle attività che non ti fanno pensare e ti danno un effimero sollievo.
Sappi che in questa situazione stai soltanto sprecando il tuo prezioso tempo.
In questi casi è meglio prendersi una pausa e cercare di capire cosa ti ha demotivato.
Se riuscirai a darti una risposta soddisfacente da lì inizierai a ricaricare le pile e troverai nuovamente l’energia per dedicarti sulle attività di valore.
Viceversa, se non riuscirai ad invertire la parabola discendente ti troverai nella situazione di sprecare inutilmente parte del tuo tempo.
A questo punto per utilizzare al meglio lo strumento della matrice di Eisenhower, devi dare un valore in modo oggettivo alle principali attività che dovrai svolgere.
Quindi stampa la matrice e riporta le attività scrivendole nel quadrante di riferimento.
Una volta definite le principali attività ed inserite nel giusto quadrante, ti devi dedicare forzatamente alle attività del Q1 fino a che non saranno terminate.
Questo perché le attività del quadrante 1 essendo legate a delle emergenze più o meno gravi, devi affrontarle il prima possibile e quindi hanno la priorità sulle altre.
Successivamente devi dedicare tutto il tempo pianificato alle attività del Q2 cioè a quelle attività strategiche che probabilmente non ti creeranno valore nell’immediato ma sicuramente ti permetteranno di creare valore in prospettiva.
Anche se affrontarle ti costa molta fatica psico-fisica perché dovrai uscire dalla tua zona di comfort. Ma di questo aspetto, ne parleremo in un’altra occasione.
Infine, le attività che hai inserito nel Q3 dovrai impegnarti a delegarle ai collaboratori o a lasciarle andare.
Concludo ricordandoti che pianificando il tuo lavoro attraverso l’utilizzo dello strumento della matrice di Eisenhower, aumenterai esponenzialmente la tua produttività riuscendo a dedicare la quantità di tempo corretta a tutte quelle attività strategiche per la tua attività e sicuramente riuscirai a ricavare del tempo da dedicare agli interessi relativi alla tua sfera personale ed alle tue passioni.
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Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e ti auguro buon lavoro.
Alessandro
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