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Uno degli strumenti più potenti che un imprenditore può utilizzare per aumentare il valore della propria azienda è lo strumento della DELEGA efficace.
Esistono altri strumenti molto diffusi utilizzati all’interno dell’azienda per rispondere alla domanda: “chi fa che cosa”, soprattutto perché richiesti dalla Norma ISO 9001 che è la madre di tutte le certificazioni dei sistemi di gestione qualità, ma nessuno è forte ed efficace come la DELEGA.
Vediamo innanzitutto quali sono gli strumenti che generalmente troviamo in azienda.
Certamente la maggior parte delle ditte ha definito in maniera più o meno puntuale l’Organigramma aziendale. Questo è un documento indispensabile per comprendere quali sono le gerarchie interne.
Infatti, l’Organigramma aziendale è la rappresentazione grafica dei legami funzionali e
gerarchici che uniscono le persone all’interno dell’azienda.
L'organigramma offre risposte a molte domande quali ad esempio: com'è suddivisa e
strutturata una certa area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a questa figura ed a
chi deve riportare, quali flussi decisionali o comunicativi sono coinvolti, ecc.
Altro strumento almeno dal punto di vista formale, molto diffuso è il mansionario o anche detto
il job description.
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Il Mansionario è il documento il cui scopo è quello di ufficializzare ed evidenziare in forma
scritta funzioni e compiti delle risorse umane aziendali.
In altre parole, il mansionario è il documento in cui si dovrebbero indicare le deleghe e le
responsabilità che l’imprenditore cede ad un collaboratore di fiducia ed in grado di
assumerle.
L’organigramma puntuale e aggiornato, ma soprattutto i mansionari completi, rappresentativi e
contenenti deleghe precise e reali, definiscono chi in azienda decide, pianifica e chi esegue ciò
che è stato pianificato. Inoltre, definisce anche chi è preposto a valutare i risultati ottenuti.
Per questo motivo nell’articolo di oggi, ti voglio presentare delle buone prassi che utilizzo
nell’applicazione del METODO ACTIVE.
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Generalmente le sei funzioni base di ogni azienda che costituiscono un organigramma base, sono:
1. Direzione;
2. Amministrazione e Risorse umane;
3. Vendite;
4. Produzione;
5. Marketing;
6. Assicurazione Qualità.
Quando un titolare copre più di una funzione in qualità di responsabile, significa che sta
sacrificando una parte rilevante del proprio tempo, che potrebbe dedicare alla crescita
dell’impresa, ad attività che dovrebbe delegare (nella maniera corretta) ad altri.
Così facendo, il risultato che si ottiene è che ben presto l’imprenditore si troverà in una
situazione di sovraccarico e l’azienda inesorabilmente smetterà di crescere.
In ogni impresa ci sono attività che il titolare deve svolgere personalmente, ma ci sono anche
compiti che non richiedono il suo intervento personale e che quindi dovrebbe delegare ad altre
figure.
Quello che è certo è che l’Imprenditore deve dedicare la maggior parte del suo tempo, delle sue risorse e della sua energia ad ATTIVITA’ STRATEGICHE, PERCHÉ SE NON LO FA L’IMPRENDITORE NON LO FA NESSUN ALTRO.
Capisco che nelle PMI il Titolare è spesso la testa, la mente il braccio e se serve anche l’uscere, ma la mancanza della definizione dei ruoli, in primis il suo, è certamente un aspetto deleterio per l’Azienda stessa.
La soluzione è sicuramente alla portata, anche se, scegliere di cedere parte delle responsabilità ad altre figure non è semplice per vari motivi che non tratteremo in questo scritto, e tanto meno scontato.
Ma è indispensabile che il titolare scelga e decida di voler dedicare parte delle sue risorse, del
suo tempo, delle sue competenze e delle sue energie a quelle attività strategiche necessarie
per migliorare e far crescere la sua creatura.
Va da sé che per poter far questo, dovrà ridefinire i ruoli aziendali delegando le responsabilità e l’autorità a persone di fiducia ed in grado di assumersele.
Come detto, la DELEGA è uno strumento molto potente, tuttavia la sua efficacia richiede
l’applicazione di alcune regole basilari in maniera precisa, puntuale e disciplinata.
Delegare in maniera corretta porta i seguenti vantaggi:
· Aumenta il tempo a disposizione del titolare da dedicare ad attività di maggior valore;
· Diminuisce lo stress di chi delega;
· Le risorse del titolare si concentrano su attività mirate, specifiche e di valore;
· Favorisce la crescita professionale del delegato;
· Il delegato si sente parte attiva nel processo di miglioramento dell’azienda;
· Accresce il senso di responsabilità del delegato;
· Il delegato mette tutte le sue risorse affinché possa raggiungere gli obiettivi affidati;
· Favorisce la crescita di una buona cultura aziendale.
Il primo passo verso il grande obiettivo di “cedere” parte delle responsabilità e sfruttare a pieno
tutti questi vantaggi, è rappresentato dalla scelta da parte del Titolare dell’azienda di
individuare chiaramente le Responsabilità da delegare.
FACCIO NOTARE CHE NON SI DELEGANO ATTIVITÀ, COMPITI O MANSIONI, MA SI
DELEGANO RESPONSABILITÀ ED AUTORITÀ.
Il secondo step non meno impegnativo del primo è rappresentato dall’individuazione delle
persone alle quali delegare.
Ma come deve avvenire il processo di delega?
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In questa fase, se già presente in azienda, risulta utile avvalersi delle informazioni contenute
nel mansionario, ma questo non è sufficiente.
Infatti, anche i collaboratori più esperti e competenti dal punto di vista tecnico potrebbero non
essere adatti a prendersi in carico determinate responsabilità.
Quindi, oltre al mansionario sono necessarie altre valutazioni di tipo attitudinali al ruolo che il
delegato dovrà assumere.
Delegare significa far comprendere al delegato quali responsabilità dovrà assumersi e sino a
dove la sua autorità potrà spingersi.
Inoltre, dovrà essere chiaro cosa l’Azienda si aspetta dal delegato e quali sono i suoi obiettivi
da raggiungere.
Il titolare dovrà accertarsi che la delega sia stata recepita nella maniera corretta e
naturalmente dovrà mettere a disposizione tutte le risorse e gli strumenti necessari per fare in
modo che il delegato possa raggiungere gli obiettivi stabiliti.
Chiaramente, come da definizione di obiettivo, è necessario fissare delle scadenzetemporali.
Al termine delle quali sarà necessario fare una verifica dei risultati ottenuti paragonandoli a
quelli previsti all’interno della delega sia per valutare il miglioramento dello stato aziendale ma
soprattutto per verificare l’efficacia dello strumento.
Chiaramente i tempi dovranno essere adeguati alle aspettative ed ai risultati attesi.
È buona norma che periodicamente il titolare si confronti con il delegato per controllare
l’avanzamento del lavoro e per farsi riferire almeno in sintesi i passaggi che il delegato intende
fare e delle eventuali difficoltà che potrebbe trovare. Per fare questo può essere utile avvalersi
di indicatori di prestazione opportunamente individuati e tarati, a cui far riferimento per
comprendere periodicamente se la strada che si sta perseguendo è corretta.
Tranne il primissimo periodo dove è necessario accertarsi di non aver preso grosse cantonate,
il titolare in grado di delegare e fidarsi dei suoi collaboratori, non ha bisogno di verificare
costantemente ed in maniera compulsiva come proseguono le attività.
Infatti, affinché la delega funzioni e la persona di fiducia cresca professionalmente, il titolare
deve lasciare una certa libertà di azione al delegato e non deve sommergerlo di consigli.
E’ dimostrato che la capacità, l’impegno e l’apporto delle persone aumenta a dismisura
quando sono investite di responsabilità e percepiscono di godere piena fiducia.
Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa
dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Di conseguenza, si potenzia
l’efficacia del gruppo e si ottiene la possibilità di porsi obiettivi più ambiziosi, sia a livello
aziendale che personali.
Quanto descritto in questo articolo rappresenta in maniera sintetica l’importanza di alcuni
strumenti e regole che se applicati in azienda riescono ad accrescerne il valore e che vengono
implementati attraverso il mio METODO ACTIVE.
Nelle prossime settimane ti illustrerò altri argomenti fondamentali per aumentare il valore della
tua azienda, indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin
da subito.
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Ti aspetto mercoledì prossimo per altri contenuti di valore e ti auguro buon lavoro.
Alessandro
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