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Eccoci arrivati all’ultima tappa del METODO ACTIVE.
Dopo aver pianificato la meta, ottimizzato le risorse disponibili e misurato i risultati ottenuti è l’ora di tirare le somme e pianificare ulteriori attività in grado di accelerare il ritmo verso la tua meta. Quest’ultima fase si traduce nello scegliere ulteriori percorsi di crescita in grado di migliorare ulteriormente la tua azienda.
Come dice il proverbio, chi si ferma è perduto e questo vale in tutti i campi nella vita professionale e privata, nella formazione personale e dei collaboratori, nei prodotti e servizi offerti o nel rinnovo tecnologico delle attrezzature utilizzate.
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Inizialmente se fai un piccolo passo verso il miglioramento o se decidi di non farlo, la situazione apparentemente non varia. Anzi, magari, se non apporti alcuna modifica al tuo modo di operare, ti sembra di avere risparmiato tempo, denaro e risorse. Successivamente fai un secondo passo verso il miglioramento e ancora una volta ti sembra di non ottenere alcun risultato apprezzabile. E così via, finché arriva il momento in cui tutti i piccoli miglioramenti ottenuti ad ogni piccolo passo, si sommano e avviene il “miracolo”.
Avviene un avanzamento sostanziale che ti permette di avanzare di un gradino verso la tua meta. Proprio come ti indico nello schema seguente.
Probabilmente solo a questo punto prenderai coscienza della grandezza delle tue scelte.
LA QUARTA FASE DEL METODO ACTIVE: CRESCI
Anche per questa fase ci sono delle attività che è necessario svolgere con costanza e avendo ben chiaro l’obiettivo finale.
Vediamo in breve quali sono le azioni che dovrai fare per creare un percorso virtuoso e duratore che ti garantisca di crescere.
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se sei interessato a conoscere il METODO ACTIVE in maniera più approfondita ti invito a visitare la pagina dedicata sul mio sito CLICCA QUI https://www.sistemi-iso.it/images/METODOACTIVE/Presentazione_Metodo_Active_2020_rev.0.pdf |
1. FAI IL RIESAME DELLA DIREZIONE:
La base di partenza è chiaramente definire e pianificare degli slot di tempo in cui tu titolare assieme ai tuoi più stretti collaboratori vi riunite per analizzare i risultati ottenuti, definire cosa volete raggiungere nel breve e medio periodo e indicare la rotta per raggiungere la meta finale.
Questi incontri, strutturati secondo un preciso flusso di attività, prendono il nome di Riesame della Direzione
Le riunioni periodiche rappresentano una buona pratica e sono una attività di importanza vitale nel processo di miglioramento di ogni azienda.
A maggior ragione il Riesame della Direzione che secondo la ISO 9001 norma di riferimento per i Sistemi di Gestione Qualità deve essere svolto almeno una volta all’anno, è uno strumento molto potente per la crescita aziendale.
A patto che sia correttamente implementato.
Si tratta, infatti, del processo tramite il quale il Titolare o la Direzione riesaminano l'efficacia del sistema, analizzano le performance dell'Azienda e pianificano i principali interventi di miglioramento che si vogliono implementare nel breve e medio periodo.
E’ fondamentale che questo momento non venga delegatoma venga gestito in modo attivo dall’imprenditore che deve considerarlo come uno strumento strategico per migliorare continuamente la propria organizzazione.
I 7 punti principali per cui il RIESAME DELLA DIREZIONE risulta uno strumento fondamentale per l’azienda sono:
1. Determinare le opportunità di miglioramento del sistema e dei suoi processi;
2. Stabilire le giuste priorità;
3. Assicurare l'idoneità del sistema qualità in linea con la Politica Aziendale;
4. Rimuovere eventuali blocchi che impediscano il miglioramento;
5. Migliorare il conto economico attraverso l’aumento dell’efficacia dei processi;
6. Individuare e mettere a disposizione le risorse necessarie alla crescita;
7. Riallocare risorse dopo cambiamenti intervenuti nel sistema o nei suoi processi;
Ma vediamo qual è l’approccio migliore affinché il RIESAME DELLA DIREZIONE avvenga in maniera efficace:
· La Direzione deve prendere consapevolezza che questo è lo strumento più importante per migliorare il sistema e far crescere l’azienda.
· E’ bene che al Riesame della Direzione prendano parte oltre al Titolare o alla Direzione anche tutte quelle figure chiave preposte a discutere sulle decisioni importanti per l’azienda, in genere i responsabili di funzione;
· E’ necessario organizzare la riunione al meglio. Questo si traduce in una convocazione per tempo di tutti i partecipanti, informandoli sull’ordine del giorno, la durate, quali saranno i dati valutati e quali le decisioni da prendere;
· Questo evento al massimo livello, non dovrà trasformarsi in una riunione in cui si discute di problemi contingenti, ma deve rappresentare uno strumento per verificare lo stato di salute del sistema di gestione aziendale e prendere le decisioni necessarie per migliorarlo;
· E’ indispensabile preparare adeguatamente questo momento. Ogni responsabile deve presentare alla Direzione o al Titolare i risultati dei processi di sua competenza e le azioni necessarie da implementare per migliorarne i risultati. E’ importante che gli input vengano presentati in maniera chiara, concisa ma esaustiva;
· Il Riesame deve essere considerato sia come un evento per celebrare e condividere ciò che è andato bene ma soprattutto un’esperienza per prendere coscienza ed intervenire su quei processi dove si intravede un maggior margine di miglioramento;
· E’ necessario che la Direzione che trasformi il Riesame in un vero e proprio processo e non semplicemente una semplice riunione, da convocarsi con scadenze periodiche e non troppo distanziate tra loro. Ad esempio una volta al mese;
· A seguito del riesame, è indispensabile pianificare uno o più momenti di follow-up a scadenze predefinite, che mirino ad assicurarsi che le azioni decise in questa sede vengano poi effettivamente eseguite confrontando i risultati ottenuti con quelli attesi.
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Il Riesame della Direzione per essere efficace deve concludersi con un piano operativo di intervento relativo i principali processi aziendali, in cui vengono individuate le risorse e le competenze necessarie, le attività da compiere e gli investimenti necessari per portare a termine le iniziative da intraprendere per compiere un ulteriore passo verso il miglioramento.
Terminata la prima fase dedicata alla presa di coscienza della situazione ed alla scelta della strada da percorrere, è necessario aggiornare il processo di pianificazione di breve, medio o lungo periodo in funzione delle decisioni prese.
Questa fase, che rappresenta il punto di arrivo del CICLO VIRTUOSO del METODO ACTIVE, coincide anche con il PUNTO DI RI-PARTENZA di un nuovo ciclo e costituisce la parte fondamentale del Sistema di Gestione Qualità Efficace e del METODO ACTIVE.
2. PIANIFICA IL NUOVO PIANO DI MIGLIORAMENTO:
Arrivati a questo punto, per ottenere un miglioramento continuo reale e concreto è necessario attivare la fase di CRESCITA.
Naturalmente la fase di pianificazione dovrà essere decisa e impostata già durante il Riesame della Direzione e rappresenterà uno degli output principali del riesame.
In tale sede, come già sottolineato, dovranno essere decise le priorità d’intervento, le date di scadenza per raggiungere gli obiettivi e soprattutto quali e quante risorse saranno messe a disposizione.
Lo strumento principe che noi proponiamo per affiancare l’Imprenditore nella realizzazione del piano di miglioramento continuo, si basa sul CICLO VIRTUOSOdel METODO ACTIVE le cui
1. PIANIFICA
2. OTTIMIZZA
3. MISURA
4. CRESCI
Il CICLO VIRTUOSOdel METODO ACTIVE ha come significato il RIPETERSI in MANIERA STRUTTURALE e quasi AUTOMATICA, delle 4 fasi principali.
In altre parole, dopo aver definito gli obiettivi, ottimizzato tutte le attività e le risorse, misurato e verificato i risultati ottenuti confrontandoli con quelli attesi e valutato i miglioramenti ottenuti all’Azienda, si deve STANDARDIZZARE quanto ottenuto.
Questo punto è fondamentale perché senza solidificare le buone pratiche facendo in modo che entrino nella routine quotidiana, sarà impossibile mantenere il livello di qualità raggiunto.
Solo successivamente si ripartirà ancora dalla prima fase dando vita appunto al CICLO VIRTUOSO.
Quindi la parola d’ordine è RI-PIANIFICARE i prossimi obiettivi e interventi per migliorare continuamente le prestazioni aziendali attraverso una nuova attuazione di tutte le 4 fasi del METODO ACTIVE.
In pratica, come si vede dall’immagine riportata di seguito, è indispensabile RIAVVIARE il CICLO VIRTUOSO mantenendolo in vita sino al raggiungimento del risultato pianificato.
Nella fase MIGLIORARE del CICLO VIRTUOSO del METODO ACTIVE, si applica un ulteriore strumento da noi ideato.
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Questo attrezzo denominato FAP - FOTOGRAFIA AZIENDALE PERIODICA permette di verificare attraverso dati oggettivi ed in maniera rigorosa i miglioramenti raggiunti individuando le PRIORITA’ d’intervento e dirottando le risorse agli ambiti strategici aziendali con più elevato margine di miglioramento.
3. SFRUTTA GLI AUDIT DI CERTIFICAZIONE:
Lo scopo finale dell’implementazione del SISTEMA DI GESTIONE QUALITA’ EFFICACE (SQE) utilizzando il METODO ACTIVEè anche la certificazione del sistema da parte di un Ente terzo. Anche questa attività deve essere utilizzata come un momento di grande crescita per l’azienda dove si possono ricevere molti spunti di miglioramento che esperti di settore esterni all’azienda che visitano e valutano aziende simili, quotidianamente (il team di audit inviato dall’Ente) sanno dare durante la visita.
Active Engineering affianca il Cliente nella ricerca dell’Ente di Certificazione più appropriato al settore di appartenenza dell’Azienda in grado di assicurare grande valore aggiunto anche durante gli audit.
Anche oggi ti ho mostrato alcuni degli ASSET che ti metterò a disposizione per ACCRESCERE le performance dei processi e intraprendere la strada del miglioramento continuo.
Nelle prossime settimane ti illustrerò altri argomenti fondamentali per aumentare il valore della tua azienda, indicandoti quali strumenti e asset potrai utilizzare per ottenere risultati concreti fin da subito.
Intanto ti auguro buon lavoro.
Alessandro
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