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LA NEWS DEL MERCOLEDI’: L’IMPORTANZA DI SEGUIRE UN METODO PER OTTENERE RISULTATI CERTI

Dettagli: Pubblicato: Mercoledì, 03 Febbraio 2021 08:00

LA NEWS DEL MERCOLEDI

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Eccoci qua, ripartiamo con il nuovo anno con importanti novità anche in chiave di contenuti.

Questo è il primo articolo della NUOVA SERIE DI CONTENUTI che ho deciso di dedicare agli strumenti della buona organizzazione.

Oggi vorrei farti riflettere sui vantaggi che si ottengono operando in un certo modo ed in maniera standardizzata (cioè CON UN METODO) e cosa ti costa operare senza una visione complessiva delle attività da compiere (cioè SENZA UN METODO).

La risposta più breve e banale, ma che rappresenta la sacrosanta verità è che con UN METODO sei sicuro di raggiungere i risultati che desideri.

L’unica discriminante è il tempo, nel senso che se applichi UN METODO magari non sei certo del tempo che ci impiegherai ma sicuramente raggiungi l’obiettivo che ti sei prefissato.

La definizione data da Google del termine METODO è la seguente:

“Procedimento atto a garantire, sul piano teorico o pratico, il soddisfacente risultato di un lavoro o di un comportamento”.

Te la spiego meglio, supponi di dover partire dal tuo ufficio per recarti ad un appuntamento a Milano in automobile.

L’esperienza ti dice che per arrivare in tempo all’appuntamento dovrai avere l’automobile a disposizione ed in ordine, programmare l’orario della partenza evitando le ore di punta oppure partire con un certo anticipo, decidere quale strada imboccare, impostare il GPS e sapere dove parcheggiare nelle vicinanze del luogo dell’appuntamento.

Una volta partito all’orario stabilito non ti resta che seguire quanto hai pianificato e se sicuramente arriverai puntuale all’appuntamento nel luogo stabilito.

O meglio sicuramente arriverai nel luogo stabilito ed eventuali ritardi non dipenderanno da te ma da eventuali imprevisti, da pause non programmate durante il tragitto o dalla velocità di crociera troppo blanda che sarai costretto ad assumere.

Questa descrizione è un semplice esempio dell’utilità dell’avere un metodo procedurizzato.

UN METODO ti può aiutare a fare tesoro dell'esperienza e supportare l’istinto e il talento.

Non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene. È al contempo strumento operativo e strumento di analisi.

In tutte le attività quotidiane ma soprattutto nella gestione di un’azienda o di un reparto produttivo o di un ufficio, non aver un metodo di lavoro significa improvvisare continuamente senza mai avere un quadro d’insieme delle attività da svolgere, delle priorità e delle responsabilità.

In una società sempre più complessa e multiculturale una delle prime difficoltà che ogni imprenditore trova di fronte a sé è far comprendere ai propri collaboratori cosa è necessario fare per raggiungere determinati risultati.

In qualsiasi attività ognuno di noi può essere guidato dalla predisposizione personale e dall’ambizione ma soprattutto dall’istinto, dal talento e dall'esperienza.

È vero però che talvolta l'istino è ingannevole, il talento non necessariamente è connaturato al ruolo e l'esperienza ha un grande valore solo se letta e razionalizzata per farne una fonte di apprendimento continuo, mettendola a volte anche in discussione al fine di praticare il miglioramento continuo.

Svolgere un’attività in un certo modo solo perché la si è sempre eseguita in quella maniera senza aver mai ragionato sul fatto che “forse esiste un modo più efficace ed efficiente per raggiungere lo stesso risultato”, a mio parere non si può annoverare come avere esperienza positiva.

Proprio per questo serve UN METODO perché non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene, ma ti permette di mantenere traccia di ciò che fai e di confrontare i risultati ottenuti con diverse modalità.

Inoltre, ricordati che il metodo è al contempo strumento operativo e strumento di analisi.

Chiariti questi aspetti, quali possono essere nello specifico i vantaggi di disporre di UN METODO organizzativo che può essere a livello individuale, da parte di un team di lavoro o per una azienda?

A livello individuale ne segnalo principalmente tre:

Lo sviluppo della consapevolezza,
L’aumento del controllo,
La gestione del tempo.

A livello di un team di lavoro te ne segnalo altrettanti principali:

Lo sviluppo dell’affiatamento
L’aumento dell’efficacia del team
La gestione ordinata di tutte le attività

Ma a livello aziendale quali sono i vantaggi che lavorando con UN METODO si possono raggiungere?

Qui è proprio il nocciolo della questione.

Perché mai un’Azienda e la sua Direzione non dovrebbero mettere a disposizione dei propri collaboratori un modo di operare standardizzato quanto basta, con ruoli e competenze ben definiti, improntato su processi logici e procedure operative che tutti devono condividere, rispettare ed applicare?

Ora te lo spiego.

I 9 GRANDI VANTAGGI DI AVERE UN METODO DI LAVORO

Ci sono almeno 9 VANTAGGI competitivi per chi ha basato la propria organizzazione su UN METODO e te li voglio descrivere brevemente.

Con UN METODO, la CONOSCENZA SI SPOSTA dalle risorse interne all’AZIENDA e l’imprenditore può dedicarsi principalmente alle strategie di crescita e miglioramento dell’Azienda stessa.
Con UN METODO, i RISULTATI ATTESI, sia che riguardano prodotti sia che si riferiscano a servizi, SONO STANDARDIZZATI, cioè a parità di risorse impiegate il risultato è lo stesso per ogni ciclo ed in ogni momento.
Con UN METODO l’IMPRENDITORE AUMENTA IL CONTROLLO DELLE RISORSE INTERNE, intese come tutte quelle risorse necessarie ad ottenere il risultato atteso (quindi attrezzature, materia prima, collaboratori, personale esterno ecc.).
Con UN METODO, l’AZIENDA AUMENTA IL SUO LIVELLO DI PROTEZIONE. Per protezione si intende che il know-how dell’Azienda (la conoscenza approfondita anche delle attività operative) non è solo nei collaboratori ma ci sono delle procedure che permettono che la conoscenza si diffonda e rimanga in qualche modo disponibile a tutti. In questo modo anche se un collaboratore dà le dimissioni, colui che andrà a sostituirlo avrà fin da subito a disposizione degli strumenti per portare a compimento il lavoro svolto dal collega.
Con UN METODO, LE MANSIONI DIVENTANO SCOMPONIBILI e quindi le competenze richieste a ciascun collaboratore sono più specifiche e mirate. Un certo collaboratore che si occupa per esempio di logistica, saprà esattamente cosa deve fare, quando lo deve fare, come lo deve fare e qual è il suo responsabile di riferimento. Inoltre, saprà esattamente anche cosa non deve fare, il perché ed il perché non rientra nelle sue mansioni. Tutto questo questo porta sicuramente grandi vantaggi all’intera Organizzazione sia dal punto di vista dell’efficacia delle attività sia da quello dell’efficienza dell’organizzazione.
Con UN METODO LE RISORSE INTERNE DIVENTANO PIÙ FACILI DA SOSTITUIRE. Infatti, se conosco esattamente quale mansione e quale attività svolge quel determinato collaboratore, saprò esattamente quali competenze cercare e richiedere ai candidati senza dovere improvvisare al momento delle dimissioni e poi assumere il “primo che capita”.
Con UN METODO DIVENTA PIÙ VELOCE ED AUTOMATIZZATO FORMARE e rendere autonomi I NUOVI COLLABORATORI. L’inserimento di nuove risorse è spesso difficile e costoso e frequentemente non avviene in maniera efficace. Come detto precedentemente se hai implementato UN METODO, il risultato è comunque garantito. All’inizio dell’inserimento, per svolgere un’attività probabilmente ci vorrà più tempo rispetto allo standard, ma ti assicuro che una persona che ha a disposizione un metodo di lavoro su cui affidarsi si integra nel suo ruolo in un tempo ridotto di almeno il 50% rispetto ad un nuovo collaboratore che dipende solo dalle informazioni che riceve dal collega o dal suo responsabile.
Con UN METODO IL TUO STILE DI VITA MIGLIORA. Infatti, utilizzando un metodo non dovrai sempre rincorrere le disfunzioni aziendali dovute alla mancata conoscenza o all’errata interpretazione. Con UN METODO opportunamente implementato molto poco è lasciato al caso ma ognuno sa cosa fare, come farlo, quando lo deve fare e con quali strumenti.
Con UN METODO l’AZIENDA AUMENTA DI VALORE. Questo aspetto è abbastanza intuitivo ma spesso nelle piccole realtà è molto trascurato. Se le buone performance dell’Azienda dipendono principalmente da poche figure chiave che hanno tenuto per loro i “segreti operativi”, nel momento in cui si presentasse qualche soggetto interessato all’acquisizione, il valore dell’azienda potrebbe diminuire drasticamente proprio perché il valore è legato a delle figure chiave, compreso il Titolare.

Fatte queste precisazioni risulta abbastanza evidente che ogni Organizzazione, che sia un’azienda manifatturiera o che sia una società di servizi, progetti e implementi UN METODO efficace di gestione aziendale e delle principali attività.

Il Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 (SGQ) che a me piace definire Sistema di Gestione di Direzione è UN METODO di organizzazione aziendale.

La norma di riferimento proprio per come è strutturata prevede tutta una serie di azioni e di attività che permettono all’Imprenditore di creare l’azienda a sua immagine e somiglianza ma con

degli schemi, delle procedure alle quali tutti i collaboratori si devono attenere utilizzando dei precisi strumenti di lavoro.

Il SGQ è basato sul ciclo di DEMING, anche in questo caso UN METODO sviluppato negli anni 50 da William Edwards Deming, un ingegnere, matematico e scienziato della statistica i cui

metodi sono ancora oggi utilizzati.

Si pensi che le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora in uso presso il Dipartimento di censimento degli Stati Uniti e il Bureau of Labor Statistics.

Ma di questo te ne parlerò la prossima settimana.

Intanto ti auguro buon lavoro.

Alessandro

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