Spesso le riunioni vengono organizzate principalmente quando ci sono dei problemi già diffusi, anziché per prevenirli o per evitarli. Le riunioni di questo tipo durano tantissimo e non trovano la soluzione ai problemi ma anzi creano malumore nei partecipanti. Un manager che si limita a dare ordini e direttive, arrabbiandosi quando le cose non vanno per il verso giusto e lamentandosi delle scarse performance dei propri collaboratori non otterrà mai i risultati che ha pianificato.
Come avrai letto nel mio articolo della scorsa settimana, la parte più importante di ogni riunione che il manager organizza in Azienda è la sezione finale in cui la figura del dirigente motiva i suoi collaboratori, coinvolgendoli nel raggiungimento degli obiettivi. Il risultato efficace di una riunione dipende principalmente da questo e qui entra in gioco il ruolo del manager e la sua leadership.
Quindi la capacità di un manager di gestire riunioni efficaci e motivanti sarà di grande aiuto alla realizzazione degli obiettivi aziendali.
GLI STRUMENTI DEL MANAGER
La grande capacità di creare e condurre riunioni positive, coinvolgenti e proficue ti permetterà di gestire in un’unica occasione un elevato numero di persone e di poter sfruttare appieno questo grande strumento.
Tu, in qualità di manager, devi saper utilizzare gli strumenti che hai a disposizione in maniera corretta, per arrivare ai risultati desiderati.
Gli strumenti più frequentemente usati dai manager di successo sono:
- Definizione della meta;
- Definizione degli obiettivi;
- Pianificazione;
- Organigramma e mansionario efficace;
- Indicatori e grafici;
- Riunioni e colloqui individuali;
- Formazione (del manager e dei suoi collaboratori).
Ogni parte dell’organizzazione deve avere ben chiaro lo scopo comune, la meta finale dell’Azienda e ogni singolo obiettivo intermedio. Ed è compito tuo, nel ruolo di manager, trasmettere queste informazioni e assicurarsi che tutti i collaboratori siano a conoscenza dell’obiettivo finale.
Gli sforzi di ogni singolo collaboratore devono essere concentrati a far avanzare lo scopo generale dell’Azienda. È inoltre compito tuo mantenere un buon coordinamento tra tutte le figure coinvolte per ottenere una vera e propria “squadra” in cui ogni membro dedica le sue energie al raggiungimento dell’obiettivo finale.
Infatti ogni manager deve coordinare tutte le parti in gioco, mantenendo informati i propri collaboratori, chiedendo la loro opinione, programmando le loro attività.
Lo strumento principale per trasmettere informazioni, per ottenere cooperazione, per motivare e coinvolgere i collaboratori è sicuramente la riunione fatta in maniera efficace.
Nell’articolo di oggi non mi soffermo su come dev’essere organizzata nella pratica una riunione affinché sia efficace in quanto lo schema pratico con le 10 regole per non organizzare riunioni inutili le puoi già trovare nel mio articolo di mercoledì scorso:
Nell’articolo di oggi l’attenzione è dedicata al ruolo del manager inteso come leader che motiva e coinvolge i suoi collaboratori, e li guida a raggiungere lo scopo finale.
RIUNIONI DI PIANIFICAZIONE
Se segui i miei contenuti, saprai già che una corretta pianificazione strategica in Azienda riguarda la gestione generale delle attività che devono essere eseguite in Azienda, ma coordina anche le singole azioni e i compiti che intendi delegare in Azienda ai tuoi collaboratori.
Chiaramente attraverso la conduzione di riunioni efficaci riuscirai a far conoscere e a coordinare i singoli compiti affidati ai tuoi responsabili, comunicando le deleghe e il valore finale del compito che gli hai assegnato.
Uno strumento fondamentale per tenere sotto controllo l’andamento delle attività e per responsabilizzare i tuoi collaboratori è l’utilizzo degli indicatori. Gli indicatori non sono altro che una metrica, un numero da tenere monitorato e paragonato a dei valori predefiniti di range. Durante le tue riunioni dovrai far capire ai tuoi collaboratori in cosa consiste la cultura degli indicatori. Presta attenzione al fatto che l’indicatore non è un modo per controllare i tuoi collaboratori. Deve essere qualcosa che il collaboratore per primo deve far proprio e serve per tenere monitorati i risultati affinché nelle riunioni si parli di cose concrete.
Ogni casella del tuo organigramma dovrebbe essere composta dal nome del collaboratore, dal suo ruolo e dai risultati che deve ottenere.
Ogni tuo collaboratore deve considerare l’indicatore a lui affidato come uno strumento utile per prima cosa a sé stesso. Gli serve a capire se sta lavorando bene e se le energie che mette nel suo lavoro portano maggior valore all’Azienda. In questo modo i tuoi collaboratori lavoreranno per risultati e non per azioni. Ogni tuo collaboratore prima ancora della riunione deve essere a conoscenza di quali sono gli andamenti dei suoi indicatori.
Se non hai definito mete chiare, se non hai definito gli obiettivi e quindi gli indicatori, avrai solamente tantissime regole e azioni da far svolgere ai tuoi collaboratori che non portano valore aggiunto alla tua Azienda e nessuno avrà chiaro il risultato finale.
Nelle tue riunioni devi esaltare i casi di successo e gli indicatori che stanno avendo un andamento sempre crescente. Tutto questo motiva e carica i tuoi collaboratori.
Inoltre nelle riunioni non perdere troppo tempo a visualizzare gli andamenti risultati dall’analisi degli indicatori perché ogni tuo collaboratore è già a conoscenza dei suoi risultati. Piuttosto dedica del tempo a confrontarti con loro su come fare per migliorare gli indicatori o risolvere qualche scoglio che si incontra.
LA MOTIVAZIONE DEI COLLABORATORI
Quando chiedi ai tuoi collaboratori di essere più precisi, più organizzati, di raggiungere obiettivi sempre più ambiziosi, ecc. stai chiedendo loro di fare uno sforzo, di uscire dalla zona di confort. È fondamentale che tu da manager sei in grado di fargli vedere l’opportunità finale. Ricordati che ogni tuo collaboratore non ripone impegno, energie e passione nel suo lavoro solamente perché gli dai uno stipendio.
I collaboratori la prima cosa che richiedono a un responsabile è il pieno apprezzamento per il lavoro svolto. I tuoi collaboratori vogliono un capo che non gli faccia solamente notare le cose che vanno male, ma che evidenzi principalmente quando le cose vanno bene.
I tuoi collaboratori per seconda cosa vogliono essere sempre al corrente della meta aziendale, vogliono essere coinvolti nei problemi del lavoro e vogliono essere a conoscenza dei macro numeri aziendali (come per esempio l’andamento del fatturato). Dovresti fare più riunioni coi tuoi collaboratori in cui chiedi loro un parere o dei consigli su come dovrebbero essere fatte le cose in Azienda, su cosa migliorare per aumentare la produttività.
La riunione ideale può essere svolta con il manager che espone come sta andando l’Azienda e, indicatori alla mano, fa qualche riconoscimento a persone specifiche e si complimenta con tutto il team. Successivamente si passa a mostrare le difficoltà, ma il manager chiede ai partecipanti alla riunione cosa si potrebbe fare per gestire al meglio le difficoltà. Sono i partecipanti che parlano e si mettono in gioco. Coinvolge le persone le porta ad essere in accordo su quello che servirebbe fare, e porta tutte le persone del team a lavorare in coordinazione per risolvere la situazione. Se le persone prendono loro le decisioni su quello che si dovrebbe fare, sono più motivate e si sentono più responsabilizzate perché è come se l’Azienda diventasse la loro.
L’ultimo bisogno dei tuoi collaboratori è sentire che il proprio responsabile si interessa a loro come persone. Niente può sostituire il rapporto umano tra i propri collaboratori e il responsabile. Questo punto di solito richiede di dedicare del tempo ad ogni nostro collaboratore, meglio ancora se durante delle riunioni/incontri individuali informali. Puoi organizzare degli incontri individuali in cui gli racconti come sta andando il suo reparto, o il progetto che sta seguendo, della delega che gli hai affidato, di quale valore sta portando all’Azienda, gli chiedi le cose che non vanno o se ha dei suggerimenti da darti.
Devi tenere ben in mente questi tre aspetti e inserirli in ogni tua riunione con le tue persone. Solo in questo modo riuscirai a motivare i tuoi collaboratori. Collaboratori che escono da una riunione carichi ed entusiasmati dei compiti che gli hai assegnato metteranno ancora più impegno nelle attività che dovranno compiere.
Se gli obiettivi dell’Azienda diventeranno anche quelli del tuo collaboratore, questo saprà esattamente il valore di quello che sta facendo e del modo in cui lo farà, comprenderà il perché è importante per l’Azienda che le cose vengano fatte in una certa maniera e si sentirà non soltanto partecipe alle decisioni, ma responsabili di far crescere i risultati grazie anche ai compiti che gli hai assegnato.
Interessati a loro, dagli apprezzamento, coinvolgili e vedrai che le tue persone saranno davvero produttive e andrai a indirizzare le persone verso le loro mete.
Buon lavoro.
Alessandro Bonamano
Ogni mercoledì pubblichiamo un articolo contenente elementi di valore per migliorare l’organizzazione della tua Azienda: non perderti questo appuntamento fisso:
seguici su 
e su 
o iscriviti alla nostra newsletter:
https://www.sistemi-iso.it/contatti/news-letter.html
Se desideri approfondire ulteriormente l’argomento, scrivici il tuo indirizzo mail al seguente link e sarai ricontattato entro 24 h:
https://www.sistemi-iso.it/contatti/invia-richiesta.html
Puoi anche visualizzare il mio biglietto da visita digitale con tutte le mie informazioni di contatto, a questo link:
https://www.sistemi-iso.it/ING-BONAMANO-ALESSANDRO/
Scaricare qui il pdf dell'articolo: 
