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La scorsa settimana ti ho parlato dell’importanza di avere un metodo per raggiungere i tuoi obiettivi, qualsiasi essi siano.
Ti ho mostrato i grandi vantaggi che si ottengono operando in un certo modo ed in maniera standardizzata (cioè CON UN METODO) e cosa ti costa operare senza una visione complessiva
delle attività da compiere (cioè SENZA UN METODO).
UN METODO ti può aiutare a fare tesoro dell'esperienza e supportare l’istinto ed il talento.
Il metodo non toglie nulla alla spontaneità, anzi la rinforza e la sostiene. È al contempo strumento operativo e strumento di analisi.
Ma a livello aziendale quali sono i vantaggi che lavorando con UN METODO si possono raggiungere?
Ogni Organizzazione, che sia un’azienda manifatturiera o che sia una società di servizi, se vuole aumentare la propria efficienza produttiva deve implementare un METODO efficace di
gestione aziendale e delle principali attività che si compiono quotidianamente.
Questo concetto è molto comune tra i titolari d’impresa, infatti, sono moltissime le aziende che hanno un sistema qualità certificato secondo la norma ISO 9001 perché gli imprenditori hanno
capito che questo sistema porta enormi vantaggi al miglioramento della loro organizzazione.
Pensa che in Italia le aziende che hanno un sistema qualità certificato secondo lo standard ISO 9001 sono circa 82.000 e nella sola Lombardia sono poco più di 17.000 (fonti Accredia 2020).
Quello che non è ancora ben chiaro è che per sfruttare UN METODO per efficientare l’azienda è necessario non solo crearlo, ma tenerlo vivo nel tempo.
Infatti, questo sistema organizzativo ISO 9001, a volte non è utilizzato in modo efficace o come spesso accade, non è sfruttato nella maniera migliore per varie ragioni.
A volte perché non si conoscono le potenzialità o gli strumenti che si hanno a disposizione o a volte perché le aziende non sono seguite da un consulente che dedichi abbastanza attenzione alle necessità dell’azienda stessa.
Il Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 (SGQ) che a me piace definire Sistema di Gestione di Direzione è in ogni caso, UN METODO di organizzazione aziendale molto potente.
La norma di riferimento proprio per come è strutturata, prevede tutta una serie di azioni e di attività che permettono all’Imprenditore di creare l’azienda a sua immagine e somiglianza ma
con degli schemi e delle procedure alle quali tutti i collaboratori si devono attenere per raggiungere i risultati attesi.
Il SGQ è basato sul ciclo di DEMING, anche in questo caso UN METODO sviluppato negli anni 50 da William Edwards Deming un ingegnere, matematico e scienziato della statistica i cui metodi sono ancora oggi utilizzati.
Si pensi che le tecniche di campionamento di Deming, ad esempio, sono ancora in uso presso il Dipartimento di censimento degli Stati Uniti e il Bureau of Labor Statistics.
CHE COS’È IL CICLO DI DEMING
Il ciclo di Deming, conosciuto anche come ciclo PDCA (acronimo delle 4 fasi del ciclo) è stato ideato con l'obiettivo di stabilire un modello per il miglioramento continuo dei processi ed essere garanzia di qualità efficiente e continuativa.
Il metodo può essere utilizzato in molti contesti, specialmente attraverso le estensioni di Deming.
Dietro alla ruota di Deming c'è un modello utile per qualsiasi processo di apprendimento e miglioramento come parte integrante della gestione della qualità, dove per qualità non si intende qualità di prodotto (o perlomeno non solo) ma qualità riferita all’intera Organizzazione nel senso più ampio del termine.
Il ciclo può essere applicato ai processi lavorativi, alla realizzazione di prodotti e servizi che ne derivano, ai processi decisionali, ai processi di formazione, ma anche alle persone stesse ed
ai team di lavoro.
Il PDCA aiuta, ad esempio, a migliorare il lavoro di squadra esattamente come la qualità di una produzione o le performance aziendali complessive.
Il ciclo di Deming è quindi un modello di miglioramento continuo che consiste in una sequenza logica di quattro fasi chiave:
$1· P– Plan (Pianificare) – Identificazione e analisi del problema o della nuova opportunità.
$1· D- Do (Fare) – Testare la soluzione potenziale, idealmente su corta scala, e misurare i risultati.
$1· C- Check (Studiare) – Studiare i risultati, misurarne l’efficacia e decidere se è possibile supportare l’ipotesi analizzata.
$1· A- Act (Agire) – Se la soluzione funziona, implementarla definitivamente.
L’esperienza formativa di Deming come ingegnere gli ha fornito una panoramica dei processi industriali ed una visione approfondita del tentativo reale di standardizzare le operazioni per garantire un funzionamento su vasta scala delle buone pratiche di realizzazione dei processi.
Quindi implementando la ruota di Deming significa partire dalla fase di pianificazione (PLAN) in cui si definiscono i risultati che si vogliono raggiungere, valutando le risorse necessarie e disponibili, definendo i tempi previsti e creando infine le attività da mettere in pratica.
Nella seconda fase si inizia ad implementare quanto pianificato (DO) magari su piccola scala o su slot di tempo definiti, per appurare se effettivamente quanto programmato è fattibile e realizzabile nei tempi stabiliti.
Nella terza fase si vanno a verificare i risultati ottenuti (CHECK). Si valuterà cosa non è riuscito nella fase DO, cosa si può fare in modo migliore o cosa è meglio non fare.
In questo stadio si valuterà l’adeguatezza delle risorse disponibili o la necessità di implementare eventualmente nuove risorse. Tutte queste valutazioni dovranno essere accompagnate dalla
predisposizione di un piano di miglioramento in grado di garantire, se applicato, il raggiungimento degli obiettivi definiti nella prima fase (PLAN).
Infine, nella quarta fase (ACT) si va a realizzare quanto pianificato nella terza fase. Si parte dalla standardizzazione dei modi di pianificare, controllare e operare per arrivare alla preparazione del nuovo PLAN per un nuovo ciclo di miglioramento.
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Io conosco molto bene le PMI italiane perché ci ho lavorato come responsabile interno e da ormai 15 anni le seguo come consulente.
So quali sono le loro principali necessità delle nostre aziende per migliorarne l’aspetto organizzativo interno lasciandolo comunque abbastanza flessibile per garantire il valore aggiunto tipico delle nostre realtà e conosco anche molto bene quali sono i principali limiti.
Questi concetti si possono tradurre in poche parole; poca burocrazia e molta praticità, sempre nel rispetto di quanto definito dalla Direzione.
Per questi motivi io applico un mio metodo che seppur garantendo una standardizzazione operativa, può essere personalizzato e adattato ad ogni azienda. Questo sistema l’ho chiamato METODO ACTIVE.
Vediamo ora di cosa si tratta.
IL METODO ACTIVE
Come detto, se implementato correttamente UN METODO garantisce il raggiungimento di un buon livello organizzativo e di controllo di tutti i processi aziendali ma soprattutto garantisce il raggiungimento dei risultati attesi.
Se il Ciclo di Deming è alla base del Sistema di Gestione Qualità lo standard più diffuso al mondo, quest’ultimo è alla base del METODO ACTIVE, un sistema di mia creazione in cui ho ideato una serie di strumenti pratici, come per esempio la (FIA) Fotografia Iniziale Aziendale, che metto a disposizione per rendere maggiormente efficace il Sistema Qualità utilizzato dalle PMI.
Per questo motivo io preferisco chiamarlo Sistema di Gestione di Direzione.
Il METODO ACTIVE si basa su 4 fasi legate tra di loro in un circolo virtuoso che portano alla standardizzazione delle attività e al raggiungimento dei risultati attesi.
Con il METODO ACTIVE ti offro anche gli strumenti per implementare ognuna delle 4 fasi attraverso un insieme di metodologie, processi, architetture e tecnologie che trasformano le buone intenzioni di ciascuno degli interessati, in risultati concreti.
Il METODO ACTIVE è praticamente un circolo virtuoso in grado di fare migliorare dal punto di vista operativa e pratico i processi aziendali.
Le 4 fasi sono così rappresentate:
Nell’articolo di oggi non voglio entrare nei dettagli del METODO ACTIVE ma te ne parlerò la prossima settimana.
Intanto ti auguro buon lavoro.
Alessandro
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