Quante volte al giorno dici o pensi la frase “ora non ho tempo per fare questa cosa”, “questo lo rimando a domani”, “ho troppe cose da fare”. Sicuramente anche a te, come a tutti gli Imprenditori, ti capiterà più volte al giorno.
Il tempo è la grandezza più democratica in assoluto. Infatti, ognuno di noi ha una giornata composta da 24 ore né più né meno, pertanto dobbiamo imparare a pianificarlo per sfruttarlo al meglio. Oggi ti dirò come puoi farlo in maniera semplice e applicarlo già da stasera.
LA RISORSA TEMPO
Il tempo è una risorsa ad esaurimento ed il tempo ha valore. In una giornata ci saranno sempre e solo 24 ore a prescindere dai nostri impegni.
Il tempo sprecato genera perdita di soldi ed elevato stress eppure continuiamo a sprecarlo.
Quando arrivi a fine giornata e non hai portato a temine quanto avevi intenzione di fare nonostante non ti fermato un attimo, ti senti stanco, insoddisfatto e frustrato. Questo ti genere un forte stress che poi si ripercuote sulla tua vita fuori dal lavoro.
Quando invece arrivi alla fine della giornata lavorativa e sai di aver concluso tutte le attività pianificate, ti potrai sentire ugualmente stanco ma sei soddisfatto, appagato e con una carica di positività per affrontare anche gli impegni dei giorni seguenti.
Sicuramente la maggior parte del tuo stress deriva dall’avere troppe cose da fare: si tende a riportarle in un foglio di carta volante o in un’agenda tramite un elenco (la cosiddetta to-do-list) e a rimandarle, non pianificando e organizzando il tempo per riuscire portarle a termine nei tempi stabiliti.
La routine quotidiana assorbe le tue energie e il tuo tempo: telefonate, mail, rapporti con i clienti, il collaboratore che ti chiede per l’ennesima volta come portare a termine un compito, ecc. Queste attività troppo spesso non portano valore aggiunto né a te né alla tua Azienda, ma ti occupano la giornata per risolvere solamente le urgenze che ti si sono presentate. Se questo si ripete ogni giorno, la tua Azienda resterà ferma e non avrà mai un punto di svolta verso il miglioramento. Questo perché la routine ti distoglie dalle priorità di un vero Imprenditore, e cioè far crescere la propria Azienda.
La parte pratica del tuo lavoro da Imprenditore si espande per occupare tutto il tempo che hai a disposizione. E ti accorgi solamente a fine giornata che in quel giorno volevi sederti nella tua scrivania, allontanarti per un paio d’ore da mail, telefonate e dalla gestione delle attività di routine, e impegnarti in quel piano di miglioramento o in quel nuovo progetto che da un paio di settimane ruota nella tua testa.
Infatti, se non riservi in agenda del tempo per le attività che renderanno la tua azienda più forte, il lavoro operativo si espanderà e consumerà tutto il tempo che hai a disposizione e in più non avrai lavorato sulle attività che ti portano valore.
Il tempo non è infinito. Devi imparare a fare oggi quelle attività che ti faranno avere un gran successo domani.
COME GESTIRE MEGLIO IL TUO TEMPO
Se hai troppi progetti aperti, incompleti o a metà, l’efficienza cala e di conseguenza anche la gestione del tuo tempo. Un rimedio è quello di creare una lista di tutti i progetti aperti in questo momento, scrivendo le attività nello specifico, così libererai la mente. Aggiorna la lista una o due volte a settimana e ogni tanto prendine in mano uno e concludila.
Se fai ogni giorno una lista di cose da fare o di attività da portare a termine quel giorno, è appurato che la tua produttività aumenta di un 15/20%. Ti consiglio ogni giorno di investire 5 minuti del tuo tempo per compilare la lista della giornata, meglio ancora se lo fai la sera prima per il giorno dopo.
Un'altra regola della pianificazione efficace del tempo è che se un’attività richiede meno di 5 minuti, falla subito e non rimandarla. Altrimenti a rimandarle, queste attività potrebbero allungarsi fino a consumarne anche 30 dei tuoi minuti.
Il tempo che senti di avere a disposizione si espande o si protrae a seconda del tuo stato d’animo. Quando hai il pensiero fisso di non avere tempo, fermati e ragiona su quello che vuoi davvero fare tutti i giorni.
Quando l’individuo sente di non avere tempo è perché si sta facendo guidare dagli altri, dall’universo materiale che lo circonda, sta cercando di essere qualcuno che non è.
Pensa a quali sono le attività che se fatte con costanza nei prossimi mesi, faranno la differenza per la tua Azienda e inizia a scriverle nero su bianco.
Un altro principio fondamentale della corretta gestione del tempo, è che il 25/30% del tuo tempo ogni settimana deve essere dedicato alle attività che portano valore alla tua Azienda, cioè a:
- - -pianificare la tua meta
- - -pianificare correttamente i processi aziendali
- - -gestire correttamente il tuo tempo
- - -definire le cose da fare e quelle da delegare
- - -ideare nuovi prodotti/servizi
- - -motivare i collaboratori
- - -tenere sotto controllo il conto economico
- - -ridurre gli sprechi
- - -e in generale tutte quelle attività che renderanno la tua azienda più forte
Se la tua azienda è strutturata, la percentuale del tempo da dedicare a queste attività strategiche sale al 50%.
Inoltre, non devi dimenticare che oltre a possedere un Impresa, hai anche una famiglia: il tempo da dedicare alla tua famiglia non deve mai essere sovrascritto dai tuoi impegni imprenditoriali.
Non rimandare gli impegni: le attività non fatte oggi diventeranno una crisi domani.
Spesso si rincorrono le priorità degli altri (clienti, collaboratori, ecc.), e di conseguenza non si dedica il tempo necessario nelle attività strategiche.
Per riuscire a non rimandare queste attività, inseriscile in agenda come dei veri e propri appuntamenti.
Un fattore fondamentale per la gestione efficace del tuo tempo è che devi imparare a delegare le attività alle persone giuste.
Quando la tua attività cresce, devi diventare bravo a delegare: scegli le persone giuste, dai loro un manuale in cui spieghi nei dettagli come fare quel lavoro (così non verranno sempre a disturbarti), e cerca di avere incontri settimanali con i delegati in cui rivedete assieme il lavoro e preparare il piano d’attacco.
Ho in programma di approfondire l’aspetto della delega efficace, per cui se sei interessato all’argomento non perderti le prossime uscite dei miei articoli.
Se ti ritrovi a perdere tempo, identifica che cosa ti ha demotivato. A volte ti ritrovi a vagare su google e perdi tempo. In quel momento una persona o qualcosa che ti è successo in azienda o nella tua vita personale ti ha demotivato. Identifica che cosa ti ha portato a perdere tempo e risolvila, in quanto non costruirai una grande azienda perdendo ore su youtube o facebook.
Abbi chiara la meta. Che cosa stai cercando di costruire? Come sarà la tua azienda tra 5/10 anni? Quando non identifichi le priorità tutto diventa urgente e la tua gestione del tempo salta. Ho già scritto alcuni articoli su come pianificare la tua meta e quali vantaggi porta per la tua Azienda; li ritrovi tutti nella sezione news del mio sito (https://www.sistemi-iso.it/news.html).
Devi stabilire un momento della settimana per fermarti e programmare la settimana entrante. Questo momento deve essere stabile, fisso. In quel momento potrai ragionare e pensare sui progetti aperti, stabilire le priorità, fare le to do list, preparare i tuoi piani ecc.
Impara a dire di no. Impara a dire no a quello che non si allinea con le tue mete. Alle persone demotivanti, a quelle che ti rubano solo tempo, a quelle che con te non si sono comportate correttamente, quelle che pretendono di avere da te senza dare niente, a quei clienti che vogliono avere tanto senza dare niente. Circondati di collaboratori fidati e di valore e affidati a consulenti efficaci, che sono in grado di porgerti le domande giuste per indirizzarti verso la pianificazione strategica delle attività che portano un miglioramento alla tua Azienda.
Non aspettare di aver svolto tutti i compiti di routine prima di dedicarti alle attività di valore.
La maggior parte di voi aspetta di aver concluso tutti i compiti di routine come rispondere a tutte le mail, ricevere tutte le telefonate anche dei ladri di tempo, aver fatto tutte le note spese, ecc. prima di dedicarsi alle attività che creeranno grande impatto per il futuro della sua Azienda.
Se anche tu sei uno di questi imprenditori, come ho sottolineato all’inizio, tali attività di routine si espanderanno occupandoti tutto il tempo e impedendoti così di dedicarti alle attività strategiche.
LA GIORNATA TIPO DI UN GRANDE LEADER
Lo sai come trascorrono le loro giornate i leader delle più grandi Aziende del mondo?
Una ricerca di CMOE (https://cmoe.com/blog/how-leaders-spend-their-time/), una fondazione americana leader nel settore della consulenza manageriale e della formazione, ha sottoposto un sondaggio ai leader influenti e di successo di diverse organizzazioni in tutto il Nord America, come Google, John Deere, Kellogg's, e Adobe.
CMOE ha quindi calcolato la media del tempo trascorso quotidianamente per ciascuna attività e identificato l'orario tipico della giornata in cui queste vengono eseguite. Ha quindi delineato come potrebbe apparire la giornata tipo di un leader.
6:15: la sveglia suona molto presto. Iniziano con 45 minuti dedicati all’esercizio fisico. L’esercizio aiuta a migliorare lo stato d’animo e a dare l’energia giusta per affrontare la giornata con successo.
7:00/7:50: doccia e colazione veloce. Solamente il 70% dei leader fa colazione, il restante 30% mangia una cosa a volo mentre si reca in ufficio.
8:15 – 9:15: è il momento per scrivere e rispondere alle e-mail. In media un leader spende 2 ore e 25 minuti al giorno a inviare e-mail e messaggi.
9:15 – 9:40: la pianificazione strategica. Decidere quali sono gli obiettivi e con quali strategie realizzarli, sono attività di vitale importanza per ottenere successi nel medio-lungo periodo.
9:40 – 10:00: tempo dedicato ad altre telefonate ed e-mail ed è il momento giusto per una piccola pausa.
10:00-12:30: riunioni per elaborare progetti e dividere i compiti e delegare le attività. In media un leader trascorre 2 ore e 45 minuti della sua giornata in riunioni in presenza o in videoconferenza.
12:30- 13:00: pausa pranzo per ricaricare le energie. Il 52% dei leader intervistati definisce la sua dieta come salutare.
13:00 – 13:50: altro tempo da dedicare a mail e telefonate varie.
13:50 – 15:30: lavoro di squadra. Il 50% degli intervistati trascorre più tempo a discutere progetti con persone e membri dello staff che da soli a elaborare idee per proprio conto.
15:30 – 15:45: pausa merenda.
15:45 – 16:15: incontri e appuntamenti vari.
16:15 - 17:00 tempo per pianificare strategie da soli. La maggior parte degli intervistati trascorre 1 ora e 45 minuti della sua giornata a ragionare su idee e progetti personali.
17:30 – 20:00: ritorno a casa e cena. La cena è il momento di maggiore relax per il 93% degli intervistati.
20:00 – 21:45: contatti social con amici e familiari. In media un leader dedica 8 ore alla settimana ad amici e familiari al di fuori della sfera lavorativa.
23:00 – 23:30: tempo per la formazione. Letture di articoli sul Web, di libri, ecc. i leader spendono 30 minuti del loro tempo per imparare, acquisire competenze e trovare nuove fonti di ispirazione.
Come puoi vedere, la giornata dei grandi Imprenditori nonché leader dei settori, è scandita da appuntamenti e attività giornaliere di routine ma dedicano molto del loro tempo nella pianificazione strategica e in attività personali come sport o in altri hobby, nonché nella formazione quotidiana continua.
Tutto riescono a fare perché hanno definito e applicato un metodo per definire le attività strategiche e per pianificarle all’interno della propria giornata.
INIZIA A PIANIFICARE
Anche se non ti sembra di avere ancora il giusto tempo da dedicare, inizia ad applicare gli spunti che ti ho appena suggerito e comincia a pianificare le attività strategiche. Scoprirai fin da subito grandi vantaggi.
Così facendo sperimenterai da subito quanto segue:
- Il numero di telefonate (le cosiddette ladre di tempo) a cui risponderai si ridurranno drasticamente;
- Sarai comunque pieno di cose da fare ma in uno stato d’animo completamente nuovo e positivo;
- La tua produttività aumenterà decisamente;
- Ti dedicherai alle vere attività imprenditoriali di valore con maggiori soddisfazioni per te, per la tua Azienda e anche per i tuoi collaboratori.
Anche solo il fatto di esserti fermato a leggere i miei suggerimenti significa che hai la mentalità giusta per iniziare a pianificare con un metodo efficace il tuo prezioso tempo.
Continua in questa direzione e ti garantisco che farai crescere la tua Azienda e contemporaneamente diventerai un Imprenditore con la “I” maiuscola.
Buon lavoro.
Alessandro Bonamano
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