L’installazione di un impianto di videosorveglianza sul posto di lavoro è uno dei temi più delicati in ambito privacy, perché si colloca a metà strada tra la tutela dei beni e dei dati aziendali (e la protezione dei dipendenti) e la tutela dei dati personali del personale ripreso.
Di seguito sono riportate le principali prescrizioni stabilite ad oggi dalle varie normative e regolamenti che disciplinano l’utilizzo di sistemi di videosorveglianza.
Il provvedimento generale in materia di videosorveglianza del 8 Aprile 2010 del Garante per la protezione dei dati personali, prescrive che l’installazione di un impianto di videosorveglianza deve essere fondato sul rispetto dei seguenti principi:
- Principio di liceità: il trattamento dei dati derivati da videosorveglianza è possibile solo se è fondato su uno dei presupposti di liceità previsti dalla normativa;
- Principio di necessità, il quale impone un’attenta configurazione dei sistemi informatici per ridurre al minimo l’utilizzazione di dati personali;
- Principio di proporzionalità nella scelta delle modalità di ripresa e dislocazione e di un trattamento di dati pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite.
- I dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per le finalità del loro trattamento.
Per quanto riguarda l’informativa, si ricorda che gli interessati devono sempre essere informati che stanno per accedere in una zona videosorvegliata. A tal fine si può utilizzare il modello semplificato di informativa “minima”, indicante il titolare del trattamento e la finalità perseguita, collocato in una posizione chiaramente visibile e prima del raggio di azione della telecamera.
Le misure di sicurezza tecniche ed organizzative che il titolare deve mettere in atto per verificare l’attività espletata da parte di chi accede alle immagini o controlla i sistemi di ripresa sono:
- Gli operatori devono essere in possesso di credenziali di autenticazione che permettano di effettuare, a seconda dei compiti attribuiti ad ognuno, unicamente le operazioni di propria competenza;
- Misure tecniche od organizzative per la cancellazione delle registrazioni allo scadere del termine previsto;
- Nel caso di operazioni di manutenzione, si può accedere alle immagini solo al fine di effettuare verifiche tecniche e in presenza di soggetti dotati di credenziali.
- La trasmissione di immagini riprese deve essere effettuata previa applicazione di tecniche crittografiche che ne garantiscono la riservatezza, soprattutto per trasmissione di immagini da punti di ripresa dotati di connessioni wireless.
- Tutte le persone incaricate al trattamento, autorizzate ad accedere sia ai locali dove sono situate le postazioni di controllo, sia ad utilizzare gli impianti, devono essere designate per iscritto. Deve trattarsi di un numero limitato di soggetti. Occorre altresì individuare diversi livelli di accesso in corrispondenza delle specifiche mansioni attribuite ad ogni singolo operatore.
La conservazione deve essere limitata al massimo alle 24 ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria.
Nel settore specifico dei rapporti di lavoro, l’installazione degli impianti audiovisivi, richiesti da esigenze organizzative e produttive o dalla sicurezza del lavoro, dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori in orario di lavoro, può essere eseguita soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali, oppure, in mancanza di queste, con la commissione interna. In difetto di accordo, su istanza del datore di lavoro, provvede la sede territoriale dell'Ispettorato del lavoro.
Le imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione, ovvero in più regioni, possono presentare apposita istanza o alle singole sedi territoriali dell'Ispettorato Territoriale del Lavoro ovvero alla sede centrale dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro.
I luoghi soggetti alla normativa sono anche gli ambienti esterni dove venga svolta attività lavorativa in modo saltuario o occasionale, come per esempio le zone di carico e scarico merci.
L’installazione di un impianto è legittima se tale accordo è richiesto precedentemente il montaggio dell’impianto stesso.
Si precisa che la disposizione generale, relativa alla richiesta di autorizzazione ministeriale o di accordo sindacale, non si applica né agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa, né agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.
Il Ministero del Lavoro con la nota n°11241 del 1 Giugno 2016, ha fornito alcuni chiarimenti in merito agli aspetti sanzionatori applicabili in caso accertamento, da parte degli organi di vigilanza, dell’installazione di impianti audiovisivi, dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori in orario di lavoro, privi del prescritto accordo. Il legislatore ha previsto che il mancato rispetto della norma in materia di videosorveglianza è punito con ammenda da € 154 a € 1.549, salvo che il fatto non costituisca reato più grave.
La violazione della norma non è esclusa dalla circostanza che tali apparecchiature siano solo installate ma non ancora funzionanti, né dall’eventuale preavviso dato ai lavoratori, né infine dal fatto che il controllo sia discontinuo perché esercitato in luoghi dove i lavoratori possono trovarsi anche solo saltuariamente.
Il 19 Febbraio 2018 è stata pubblicata la circolare n.5 del Ispettorato Nazionale del Lavoro, contenente le indicazioni operative sull’installazione e utilizzazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo ai sensi dell’art. 4 della legge n. 300/1970. Per maggiori dettagli si richiama l’articolo pubblicato nel nostro sito “INL, circolare su installazione e utilizzo di impianti audiovisivi di controllo” consultabile al seguente link: INL, CIRCOLARE SU INSTALLAZIONE E UTILIZZO DI IMPIANTI AUDIOVISIVI DI CONTROLLO .
Una delle finalità previste per il controllo a distanza dei lavoratori è quella legata alla sicurezza del lavoro ed al fine di fare chiarezza su questo aspetto, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro con una lettera circolare con protocollo di data 18 giugno 2018, ha dato indicazioni operative sul rilascio dei provvedimenti autorizzativi in capo all’Ispettorato stesso. In caso di richieste di autorizzazione legate ad esigenze di “sicurezza del lavoro”, devono essere puntualmente evidenziate le motivazioni di natura prevenzionistica che sono alla base dell’installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti di potenziale controllo a distanza dei lavoratori, corredate da una apposita documentazione di supporto. Nella lettera circolare si precisa che le affermate necessità legate alla sicurezza del lavoro devono trovare adeguato riscontro nell’attività di valutazione dei rischi effettuata dal datore di lavoro e formalizzata nell’apposito documento (DVR).
Pertanto l’istanza dovrà essere corredata dagli estratti del documento di valutazione dei rischi, dai quali risulti che l’installazione di strumenti di controllo a distanza è misura necessaria ed adeguata per ridurre i rischi di salute e sicurezza cui sono esposti i lavoratori.
