Nell’articolo della settimana scorsa ti ho mostrato i vantaggi dell’avere ben chiara e definita la meta aziendale.
Puoi rileggere l’articolo completo al seguente link:
Oggi ho deciso di mostrarti l’importanza di avere degli indicatori di performance aziendali.
Una volta definita la meta aziendale, che possiamo identificare come il traguardo finale della tua Azienda, e tutti i sotto obiettivi identificati nel tuo progetto di pianificazione d’impresa, si deve passare all’azione e mettere in pratica tutto ciò che hai programmato.
Ora avrai bisogno di uno strumento per mantenere sotto controllo l’andamento reale delle attività ed eventualmente correggere la rotta. Questo strumento deve fornire un dato oggettivo e concreto di facile lettura e deve mostrare in maniera diretta e veloce l’andamento delle attività e in che direzione ci si sta muovendo. Per questi motivi si utilizzano degli indici numerici valutati periodicamente, che descrivono quanto efficacemente ci si avvicina (o ci si scosta) ad un certo obiettivo prefissato, indicando se la strada percorsa è quella corretta.
Quindi per determinare in quale misura gli obiettivi prefissati operativi e strategici vengono raggiunti si utilizzano gli indicatore chiave di prestazione (Key Performance Indicator) meglio conosciuti come KPI.
Senza il monitoraggio delle attività e la loro misurazione rischi di procedere nella direzione sbagliata senza rendertene conto. Saprai se e quali obiettivi hai raggiunto solamente alla loro scadenza, senza consentirti di modificare la strada in corsa ed essere in ogni caso in grado di gestire le difficoltà e arrivare al traguardo finale.
Al contrario utilizzando i KPI, ogni Azienda avrà sempre un’analisi aggiornata dei processi attualmente in corso e un trend sul loro andamento futuro, riuscendo quindi a prevedere se gli obiettivi pianificati saranno raggiunti. Inoltre si possono utilizzare tali indicatori come segnali che consentono di capire in che direzione si sta muovendo l’Azienda e quindi possono essere utilizzati come dati di tendenza di partenza utili per definire sempre nuovi obiettivi più specifici.
Non è possibile individuare un sistema di indicatori univoco per tutte le Aziende dal momento che i KPI devono riflettere gli obiettivi di ogni specifica realtà.
Per iniziare a definire dei KPI per la tua Azienda, ti consiglio di partire focalizzando l’attenzione sui processi più importanti. Una volta stabiliti i KPI fondamentali, definisci quali valori numerici ti aspetti. In poche parole: non limitarti a fissare i KPI, ma stabilisci anche quali sono i risultati che vuoi raggiungere.
Una volta individuato il set di indicatori iniziali, procedi con una struttura a imbuto rovesciato: ogni processo fondamentale può contenere altri indicatori più specifici che vanno ad approfondire ulteriori aspetti che desideri tenere monitorato.
Una volta indicati i KPI che desideri tener monitorati, devi delegare la loro raccolta a un responsabile scelto tra i tuoi collaboratori che si occupano di quel processo specifico. Il responsabile avrà il compito di farti avere un report riassuntivo dell’andamento degli indicatori, utilizzando grafici, tabelle o cruscotti aziendali, in modo tale che tu devi occuparti solamente di analizzare i dati già raccolti e definire il piano di miglioramento delle attività. In altre parole, devi dedicare totalmente le tue energie alle attività tipiche dell’Imprenditore, cioè a far aumentare di valore la tua Azienda, delegando ad altre figure le attività di routine giornaliere.
Questo, oltre a portarti il vantaggio di avere più tempo a disposizione da dedicare ad attività più redditizie, ti consentirà anche di coinvolgere più attivamente le persone che in Azienda si occupano di quei processi che desideri mantenere controllati.
Gli indicatori non devono essere solamente un numero da riportare in una tabella o registro, ma sono uno strumento attivo per capire se le cose stanno andando come pianificato. È fondamentale analizzare nel tempo l’andamento degli indicatori. Se l’andamento risultasse decrescente o se in un periodo il valore risultasse fuori range rispetto ad un parametro di riferimento, è utile approfondire le cause di questi squilibri per capire se si tratta di un caso isolato o se è necessario definire un piano di azione per migliorare le cose, focalizzato in una precisa direzione.
Solamente monitorando nel tempo l’andamento delle attività e applicando azioni di miglioramento in funzione dei dati analizzati, si avrà la certezza di raggiungere l’obiettivo prefissato. E questo è un processo continuo, perché una volta analizzati i risultati e ridefinito il piano strategico eventualmente corretto, il processo continua costantemente fino al raggiungimento degli obiettivi inizialmente definiti.
Arrivati a questo punto si riparte con nuovi obiettivi, pianificando una nuova rotta o modificando quella già creata, passando allo step successivo nel cammino di raggiungimento della meta aziendale.
Buon lavoro.
Alessandro Bonamano
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