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Nell’articolo di oggi ci soffermiamo sui vantaggi dell’organigramma efficace.
Collaboratori motivati, soddisfatti e allineati sugli obiettivi comuni sono uno strumento fondamentale per il raggiungimento dei traguardi aziendali.
Il primo passo per gestire efficacemente i collaboratori è chiarire i ruoli e le mansioni di ogni figura.
Se vuoi capire meglio l’importanza di un organigramma efficace e dei relativi mansionari, ti rimando al mio approfondimento che ho pubblicato sul nostro sito:
https://www.sistemi-iso.it/news/163-la-news-del-martedi%E2%80%99-%E2%80%93-efficacia-delle-risorse-umane.html
L’organigramma generico che vale per ogni realtà contenente le principali funzioni, è il seguente:
La prima azione da intraprendere per capire se le attività sono organizzate in maniera efficiente, è collegare un nome ad ogni casella. La persona designata sarà il Responsabile del processo a cui sono assegnati specifici compiti, responsabilità e obiettivi.
Se il nome del Titolare dell’Azienda compare in più caselle significa che sta ricoprendo più di una funzione (spesso quasi tutte) in qualità di Responsabile.
Questa NON è una buona cosa e ti spiego anche il perché.
Il Titolare o l’Imprenditore rappresenta il cuore ed il cervello dell’Azienda, è il comandante della nave e come tale è colui che studia i venti, valuta la forza del mare, percepisce se la nave è pronta per intraprendere un determinato viaggio o se ha bisogno di manutenzione, di rinforzi o di una semplice verniciatina.
In altre parole, l’Imprenditore è colui che indica la rotta. E questo è di per se un lavoro, anzi è il lavoro principale del Titolare perché dalle sue decisioni dipende il destino dell’Azienda e di tutti coloro che vi collaborano.
Il fatto che all’interno dell’Azienda il titolare sia Responsabile di più attività NON STRATEGICHE indica che sta togliendo una parte rilevante del suo prezioso tempo alla crescita dell’Impresa, occupandosi di mansioni che dovrebbe delegare in maniera efficace ad altri collaboratori.
Se questa situazione non viene risolta alla radice e in tempi brevi, il risultato è che ben presto il Titolare si potrebbe trovare in una situazione di sovraccarico di lavoro senza aver abbastanza lucidità e risorse da dedicare allo sviluppo delle attività e l’azienda inesorabilmente smetterà di crescere.
Il Titolare non deve svolgere i compiti da manager dell’Azienda intesi come attività di controllo e ordine.
L’imprenditore ha il ruolo di stratega e come tale deve concentrarsi sui miglioramenti da apportare all’organizzazione dell’Azienda, sulle innovazioni tecnologiche da inserire per snellire i processi, scegliere i consulenti migliori che gli possono portare effettivi vantaggi, analizzare i mercati e fiutare dove ci sarà un maggior sviluppo, puntare su nuovi investimenti per rimanere sempre competitivo rispetto alla concorrenza alla gestione delle risorse umane quantomeno dei collaboratori di primo livello.
Chiaramente per identificare in modo efficace i compiti, responsabilità e competenze dei Responsabili e dei principali collaboratori è necessario utilizzare uno strumento adeguato che noi abbiamo definito il mansionario efficace.
Il MANSIONARIO non è solamente un documento da conservare negli archivi dell’azienda magari perché previsto dalla certificazione Qualità ISO 9001, ma è un vero e proprio STRUMENTO FONDAMENTALE in grado di CHIARIRE I RUOLI E I COMPITI di ogni figura di riferimento aziendale.
In altre parole, deve definire chi fa cosa, quando la deve fare e quali sono i risultati che deve raggiungere.
Deve essere quindi uno strumento dinamico, tenuto in debita considerazione per valutare i risultati raggiunti dai Responsabili alle scadenze pianificate ed eventualmente rivisto ed aggiornato quando pianificato.
Creare ed applicare mansionari efficaci significa aver definito correttamente i compiti e le attività attribuite ad ogni figura aziendale e questo porta a evitare incomprensioni tra colleghi e responsabili, non sovrapposizione dei ruoli, immagine chiara dei risultati attesi e riduzione delle differenze di carichi di lavoro.
Inoltre, si ha la possibilità di valutare le performance di principali collaboratori e di poter premiare i più meritevoli basandosi su numeri oggettivi e non su sensazioni creando un circolo virtuoso.
In altre parole, il clima aziendale è sicuramente più rilassato, l’azienda è più organizzata e le performance di tutti i collaboratori aumentano quasi naturalmente.
Con un organigramma ben bilanciato e i mansionari chiari e specifici, tutti sanno a chi rivolgersi quando c’è un problema o quando è necessario prendere una decisione che non sia strategica, senza rivolgersi direttamente al titolare per qualsiasi inconveniente duranti i processi produttivi.
Applicando questa tipologia di organizzazione l’Imprenditore ha molto più tempo disponibile da dedicare ad altre attività più redditizie per lui e per l’Azienda.
Una corretta definizione dei ruoli e delle responsabilità comporta per l’Imprenditore un miglioramento del suo stile di vita e una diminuzione del suo stress.
Infatti, l’Imprenditore può scegliere di impiegare il tempo che si è liberato tralasciando le attività non strategiche, per far crescere la sua Azienda o per dedicarsi alla famiglia o ai suoi hobby preferiti, certo che la sua nave prosegue verso la meta da lui decisa.
Concludendo, implementando l’organigramma efficace con la definizione chiara di ruoli e gerarchie, deleghe, mansioni e obiettivi di performance, il clima di lavoro diventa più sereno ed è basato sulla fiducia.
L'organigramma e i mansionari delineano le attività di ciascun dipendente e quale persona è responsabile della supervisione di ciascuna mansione.
Le relazioni tra i collaboratori sono chiare e ben definite e questo aiuta i membri dell’Azienda a conoscere i loro limiti e le loro responsabilità. Le persone designate come Responsabili sono spinte a dare il meglio di sé per ricambiare la fiducia ottenuta e tutti sono orientati a raggiungere gli obiettivi aziendali.
Ogni collaboratore è a conoscenza dell’importanza del suo compito ed è consapevole che ogni attività che porta a termine nel modo corretto contribuirà al raggiungimento dell’obiettivo comune, aumentando il senso di appartenenza e sicuramente anche i risultati personali.
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Buon lavoro.
Alessandro Bonamano
