Lo strumento della delega efficace
L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica di quali legami funzionali o gerarchici tengono unite le persone all’interno dell’azienda.L'organigramma offre le risposte a molte domande quali: com'è suddivisa e strutturata una certa area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a lui ed a quali risponde, quali flussi decisionali o comunicativi sono coinvolti, ecc.
Il mansionario è il documento il cui scopo è quello di ufficializzare ed evidenziare in forma scritta funzioni e compiti delle risorse umane dell'Azienda. In altre parole, il mansionario è il documento in cui si indicano le deleghe e le responsabilità che l’imprenditore cede ad una risorsa umana di fiducia ed in grado di assumerle.
Un organigramma aziendale ben fatto e mantenuto aggiornato, ed un mansionario completo e rappresentativo, definiscono chi in azienda decide, chi pianifica ciò che è stato deciso, chi fa ciò che è stato pianificato, chi controlla ciò che è stato fatto.
Generalmente le sei funzioni base di ogni azienda sono:
- - Direzione;
- - Amministrazione;
- - Vendite;
- - Produzione;
- - Marketing;
- - Risorse umane.
Quando un titolare copre più di una funzione (spesso quasi tutte) in qualità di responsabile, significa che sta sacrificando una parte rilevante del tempo che dovrebbe dedicare alla crescita dell’impresa, occupandosi invece di attività che potrebbe delegare in maniera efficace ad altri.
Il risultato è che ben presto il titolare si potrebbe trovare in una situazione di sovraccarico e l’azienda inesorabilmente smetterà di crescere.
In azienda ci sono attività che il titolare deve svolgere personalmente, ma ci sono anche compiti che non richiedono il suo intervento personale e che quindi può delegare ad altre figure.
La soluzione è quindi che il titolare scelga una strategia, cioè dove deve dedicare la maggior parte delle sue risorse, del suo tempo, delle sue competenze e delle sue energie. Dopodiché deve delegare le altre attività, assegnando le funzioni a risorse esistenti.
Delegare in maniera efficace porta i seguenti vantaggi:
- - Aumenta il tempo a disposizione di chi delega;
- - Diminuisce lo stress di chi delega;
- - Le energie di chi delega sono concentrate su attività mirate;
- - Favorisce lo sviluppo professionale del delegato;
- - Il delegato si sentirà parte attiva nel processo di raggiungimento degli obiettivi e di crescita dell’azienda;
- - Favorisce il senso di responsabilità del delegato.
Per sfruttare a pieno tutti questi vantaggi, in primo luogo il titolare deve decidere chiaramente quali sono le funzioni che può delegare.
Deve poi individuare le persone alle quali delegare le funzioni. In questa fase risulta utile avvalersi delle informazioni contenute nel mansionario.
Delegare significa anche saper spiegare in maniera semplice a chi deve svolgere il lavoro come questo dev’essere fatto e quali sono gli obiettivi da raggiungere. Il delegato deve comprendere quali sono le aspettative che il titolare ripone in lui. Il titolare deve valutare se ha messo a disposizione del delegato tutte le risorse e gli strumenti necessari per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
Il titolare deve fissare delle scadenze temporali per i compiti. Le attività non dovrebbero essere svolte con urgenza, ma i tempi devono essere compatibili con il risultato richiesto.
È buona norma che periodicamente il titolare si confronti con il delegato per controllare l’avanzamento del lavoro e per farsi riferire una sintesi dei passaggi che il delegato dovrà fare e delle eventuali difficoltà che potrebbe trovare. Per fare questo può essere utile avvalersi di indicatori di prestazione a cui far riferimento per capire se la strada che si sta seguendo è quella giusta.
Tuttavia, il titolare in grado di delegare sa fidarsi dei suoi collaboratori e non ha bisogno di verificare costantemente in maniera compulsiva come procedono le attività. Inoltre il titolare deve lasciare una certa libertà di azione al delegato, e non deve sommergerlo di consigli. Non sono solamente le azioni a poter essere delegate, ma anche le decisioni. La capacità delle persone raddoppia quando sono investite di responsabilità e percepiscono di godere di fiducia.
Un buon manager è colui che sa delegare. Delegando, si aumenta la capacità realizzativa dei collaboratori e li si motiva ad ottenere risultati di pregio. Di conseguenza, si potenzia l’efficacia del gruppo e si ottiene la possibilità di porsi obiettivi più ambiziosi, sia a livello aziendale che personale.
