Questo articolo fa parte della serie “La news del martedì – Contenuti di valore per migliorare l’organizzazione della tua azienda” di Active Engineering.
Negli articoli degli scorsi martedì pubblicati anche sulla nostra pagina facebook https://www.facebook.com/IngAlessandroBonamano/ ti ho presentato il METODO ACTIVE, il nostro Sistema Qualità Efficace che ti permetterà di creare un’organizzazione in grado di raggiungere gli obiettivi che hai pianificato.
Nell’ultimo articolo ti ho poi mostrato la prima cosa da fare per intraprendere il percorso di miglioramento: definire gli obiettivi aziendali. In particolare ti ho descritto perché è importante definire chiari obiettivi aziendali, come pianificare la strategia per il loro ottenimento e come mantenerli monitorati nel tempo.
Se ti sei perso il contenuto, lo puoi rileggere qui:
https://www.sistemi-iso.it/news/159-la-news-del-martedi%E2%80%99-definizione-degli-obiettivi-aziendali.html
Ora procediamo verso il passo successivo, cioè la pianificazione dei processi. Possiamo definire un processo come un insieme organizzato di attività e di decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente domandato dal cliente, e al quale questi attribuisce un valore ben definito.
I processi sono quindi delle aggregazioni di attività finalizzate al raggiungimento di uno stesso obiettivo; per esempio tutte le attività svolte per trasformare le materie prime in prodotti finiti costituiscono il processo di produzione.
I processi aziendali sono tra loro connessi. L’output di un processo può poi costituire l’input di un processo successivo, così come l’input di un processo può essere l’output di quello precedente. Da quanto detto si può rilevare come all’interno dell’Azienda stessa esista una catena di clienti - fornitori da soddisfare. Il cliente infatti, non necessariamente deve essere esterno, e cioè acquirente di beni e servizi in cambio di denaro, ma può essere un’unità organizzativa dell’Impresa stessa che utilizza il risultato finale di un processo come input necessario per lo svolgimento di altri processi aziendali.
Per misurare l’efficacia e l’efficienza di un processo si devono tenere in considerazione le risorse usate per portare a termine il processo e la qualità dell’output prodotto.
L’efficienza è la capacità di raggiungere l’obiettivo del processo con il minimo utilizzo di risorse.
L’efficacia mette in rapporto il risultato obiettivo con il risultato ottenuto realmente.
Un processo che possiede queste caratteristiche è un processo che contribuisce ad aumentare le performance dell’azienda e crea valore in quanto è in grado di soddisfare le esigenze dei propri clienti.
Per creare una struttura di processi in grado di aumentare le performance dell’Azienda si deve iniziare con trascrivere la sequenza delle attività che vengono svolte e come queste portano al risultato atteso. Ognuna di queste attività deve poi essere analizzata per escludere il più possibile ogni fonte di inefficienza.
I processi di una Azienda sono tra loro collegati, come dicevo prima. Bisogna quindi creare una struttura che tenga conto di ogni singolo processo aziendale, perché la somma delle efficienze dei singoli processi non dà l’efficienza totale dell’Azienda.
Successivamente è fondamentale tenere monitorato quanto appena descritto. Monitorando le performance, si capirà in anticipo se si sta deviando dallo standard e si ha il tempo per applicare delle azioni correttive per tornare nei range di performance attesi.
Infine si passa a rivedere e migliorare la struttura appena creata, modificando i processi esistenti o definendo sempre nuovi standard, ricominciando il ciclo.
Mappare i processi di una Azienda permette quindi di avere i seguenti vantaggi:
- - Verificare se ci sono duplicazioni, passaggi inutili, situazioni in cui si perde efficienza;
- - Possibilità di provare a cambiare sulla carta relazioni, passaggi, combinazioni di fattori all’interno dei processi, fino a trovare quelli ottimali;
- - Maggiore capacità di concentrare lo sforzo sui processi chiave e sulle opportunità di miglioramento;
- - Risultati coerenti e prevedibili attraverso una struttura di processi allineati;
- - Prestazioni ottimizzate attraverso un uso più efficiente delle risorse, con conseguente diminuzione dei costi e dei tempi di ciclo;
- - Riduzione dello stress dell’imprenditore in quanto tutte le risorse umane sono a conoscenza dei compiti e delle attività che devono svolgere;
- - Gestire i rischi che possono influire sugli output dei processi e sui risultati complessivi del sistema di gestione dell’organizzazione.
Ti aspetto martedì prossimo per altri contenuti di valore.
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Buon lavoro!
Active Engineering di Ing. Alessandro Bonamano
D.A.I.RIPARTIAMO!
