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Per chi non ci conoscesse già, siamo il punto di riferimento solido, affidabile e competente nel mercato della Consulenza Organizzativa Imprenditoriale per le piccole e medie imprese che vogliono ricevere supporto nella crescita e nel miglioramento aziendale.
Affianchiamo l’Imprenditore affinché trasformi la propria Azienda in un luogo stimolante dove tutti i soggetti attivi vengano coinvolti nel raggiungimento degli obiettivi aziendali attraverso un metodo sperimentato e un’organizzazione in grado di definire i ruoli, gli obiettivi e la rotta da seguire per raggiungerli.
Nell’articolo di oggi ci soffermiamo sul definire e capire le differenze tra i concetti di efficienza, efficacia e produttività.
I tre concetti sono la base dell’analisi organizzativa di una Azienda.
Le Organizzazioni in genere hanno la necessità di essere estremamente efficienti. Spesso però le Aziende confondono efficacia con efficienza o pensano che basti la prima per avere successo e per stare sul mercato.
L’efficacia misura la capacità di raggiungere l’obiettivo prefissato, in altre parole l’efficacia rapporta il risultato ottenuto con il risultato target. Un processo è efficace quando il prodotto o servizio ottenuto risponde alle aspettative del cliente e possiede le caratteristiche desiderate, cioè quando ha raggiunto l’obiettivo prestabilito.
Per esempio il mio obiettivo target è quello di produrre 1000 pezzi in un determinato intervallo di tempo. Se allo scadere dell'obiettivo ne ho prodotti 800 ho avuto un'efficacia dell'80%.
L’efficienza è la capacità di raggiungere un obiettivo con il minimo utilizzo di risorse. Consiste quindi nell’impiego ottimale dei fattori produttivi che un’Azienda possiede per ottenere il risultato migliore possibile.
Per esempio, se per portare a termine una pratica c'è bisogno di 20 minuti, e io in 4 ore completo 8 pratiche, significa che ho avuto un'efficienza del 60% circa (perché per completare 8 pratiche avrei dovuto utilizzare solamente 2,5 h). Questo significa che probabilmente investo del tempo in attività non di valore o non riesco a gestire nel migliore dei modi la risorsa tempo.
L’efficacia può essere ottenuta concentrandosi su obiettivi specifici. Per essere in grado di raggiungere tali obiettivi generalmente si utilizza una quantità di risorse superiore al necessario, e questo significa spreco. L’efficienza invece significa lavorare impiegando solamente le risorse sufficienti all’ottenimento del risultato voluto, e questo significa quindi ottimizzazione.
L’efficacia è necessaria per ottenere gli obiettivi prefissati, ma non necessariamente per creare un prodotto o servizio in linea con il mercato. Per stare nel mercato bisogna essere concorrenziali e si devono combattere gli sprechi e per fare ciò non basta raggiungere la meta, ma bisogna farlo con una strategia rivolta all’ottimizzazione.
Essere quindi efficaci non equivale ad essere efficienti. Si può essere efficaci ma uscire ugualmente dal mercato perché si sono dissipate troppe risorse. L’efficienza invece dà modo all’Azienda di poter raggiungere i propri scopi con le giuste risorse e quindi poter godere di un margine di profitto.
Combinando quindi i due concetti, possiamo trovare:
- - comportamento inefficiente e non efficace: quando si perseguono obiettivi errati, si impiegano troppe risorse e non si produce a sufficienza.
- - comportamento inefficiente ma efficace: quando si perseguono i giusti obiettivi, ma vengono impiegate troppe risorse per raggiungerli.
- - comportamento efficiente ma non efficace: quando si perseguono obiettivi errati e non si produce a sufficienza, ma vengono impiegate poche risorse.
- - comportamento efficiente ed efficace: quando si perseguono i giusti obiettivi e i risultati vengono raggiunti con un impiego efficiente delle risorse.
Spesso nelle Aziende gli obiettivi vengono definiti nel modo corretto, ma le strategie messe in pratica per raggiungerli non sono efficienti. Oppure capita che tutti lavorino con il massimo impegno allineati verso lo stesso obiettivo, ma potrebbe proprio essere questo obiettivo a non essere efficace.
L’ideale, dunque, sarebbe l'attuazione di quel comportamento efficiente ed efficace che prevede il perseguimento dei giusti obiettivi, con un impiego efficiente di risorse, sfruttando ad esempio le innovazioni messe a disposizione dalla tecnologia, per ottimizzare i tempi e migliorare la collaborazione tra colleghi e dipartimenti.
Ogni Azienda deve quindi aspirare a possedere una strategia in grado di perseguire i giusti obiettivi, con un impiego efficiente di risorse.
Nel cercare di raggiungere il giusto equilibrio tra efficienza ed efficacia, si deve tenere in considerazione anche un terzo fattore: la produttività.
Con il concetto di produttività si intende il rapporto tra il risultato ottenuto e la risorsa che ho speso per raggiungerlo.
Per esempio se produco 1000 pezzi in 250 minuti, significa che ho una produttività di 4 pezzi al minuto.
L’analisi della produttività aziendale ha come obiettivo quello di trasformare i fattori produttivi in output finali, ed è quindi strettamente collegato con i concetti di efficienza e di efficacia.
Per aumentare la produttività aziendale si deve partire con il misurare l’efficienza e la produttività di ogni singola risorsa. È importante conoscere il livello di partenza basandosi su dati oggettivi per poter fissare target di miglioramento. Si passa quindi a migliorare l’efficienza aziendale tramite delle strategie ben studiate e personalizzate per ogni realtà.
Riepilogando, ogni strategia di miglioramento aziendale si compone dei seguenti punti chiave:
- - misurazione della situazione di partenza e definizione di obiettivi precisi;
- - miglioramento attraverso il riesame periodico delle metodologie applicate e attraverso l’abbattimento delle inefficienze secondo metodi efficaci;
- - verifica e consolidamento dei miglioramenti ottenuti;
- - impostazione di un ciclo di miglioramento continuo.
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Buon lavoro.
